Un piano di gestione commerciale viene elaborato per definire le azioni commerciali concrete che consentiranno di raggiungere gli obiettivi aziendali. Per essere il più efficienti possibile, tali azioni richiedono quindi un monitoraggio regolare.

Per questo motivo, la creazione di una tabella per ottenere un report commerciale semplice e intuitivo è fondamentale. Ti spiegheremo in questo articolo perché e come costruire correttamente questa tabella di report commerciale.

Cos’è una tabella di report commerciale?

Il piano di monitoraggio dell’attività commerciale centralizza le informazioni necessarie per coordinare le azioni commerciali. Questa tabella è indispensabile per gestire l’attività di prospecting: permette di tenere d’occhio gli obiettivi aziendali e/o gli obiettivi degli agenti.

Non solo conoscerete facilmente l’andamento delle azioni commerciali e le opportunità di vendita in corso, ma il report commerciale vi aiuterà a svilupparvi e far evolvere la vostra strategia secondo i vostri risultati. Dare priorità ai prospect caldi, trasformare le opportunità in clienti, aumentare il paniere medio delle vendite, ecc. Tutte azioni concrete che devono essere attuate dopo un’analisi della tabella di report commerciale, in conformità con gli obiettivi enunciati dal piano di gestione commerciale.

Come creare una tabella di report commerciale?

La tabella di report commerciale è organizzata in base ai vostri obiettivi e alle ambizioni dell’azienda, ma deve comunque contenere informazioni capitali, che si trovano in qualsiasi tipo di azienda.

Quali informazioni devono essere presenti in una tabella di report commerciale?

Ecco un elenco, non esaustivo, dei dati da inserire nella vostra tabella di report commerciale:

Informazioni di contatto dei vostri prospect e dei clienti 

Tutte le informazioni che consentono di identificare il cliente come:

• Il nome dell’azienda,
• Il settore di attività, 
• Il nome e il cognome del vostro contatto all’interno dell’azienda,
• Il suo ruolo,
• Un indirizzo di posta elettronica,
• Un numero di telefono,
• Un indirizzo postale,
• E qualsiasi altra informazione necessaria alla vostra azienda per qualificare e identificare correttamente un prospect, come ad esempio: fatturato dichiarato, numero di dipendenti, ecc.

Scoring di un prospect o di un cliente

A seconda degli obiettivi di vendita prefissati, non tutti i clienti hanno la stessa importanza per l’azienda. Utilizza un sistema di punteggio (= scoring) per indicare l’importanza e la priorità di gestione di alcuni prospect, così da adattare le azioni e concentrare gli sforzi commerciali in modo più preciso ed efficiente.

Il potenziale del prospect o del cliente

Si tratta di un prospect caldo che ha buone probabilità di diventare un cliente? Si tratta di un cliente con un alto potenziale di incremento delle entrate dell’azienda? Dovresti annotare nella tabella di report commerciale il potenziale dei prospect e dei vostri clienti, in modo da potervi concentrare su quelli più importanti. Questo potenziale può, ad esempio, tradursi in una percentuale assegnata ad un prospect per quantificare il suo potenziale, il suo interesse per la vostra offerta e la sua posizione nel funnel di conversione. Questo si riassume in: “Pensi di avere una possibilità di firmare un contratto con questo prospect? E a quanto stimi tale successo?”. In questo modo i venditori potranno concentrarsi sui prospect più vicini all’acquisto.

La fonte attraverso la quale è stato generato il prospect

Esistono una moltitudine di canali per generare un prospect: il teleprospecting, l’invio di e-mail, campagne di marketing online, social, ecc. Quando si compila la tabella di report commerciale, è essenziale annotare la fonte attraverso la quale è stato generato il prospect.

Potrai così sapere se le azioni messe in atto si stanno rivelando efficaci e se sono in linea con l’obiettivo prefissato. Queste informazioni, fondamentali per il monitoraggio dell’attività commerciale, diranno se la strategia messa in atto è quella buona e se permetteranno di risollevarsi nel caso in cui le azioni intraprese non abbiano avuto successo.

Lo status dei vostri prospect e dei clienti

Esistono tre status per definire i prospect. Possiamo dire che:

• I prospect “caldi” sono quelli che hanno un’esigenza ben definita e che hanno dimostrato un forte interesse per i vostri prodotti e/o servizi;
• I prospect “tiepidi” sono quelli che hanno dimostrato interesse per la vostra azienda ma non hanno bisogni reali a breve/medio termine;
• I prospect “freddi” sono quelli identificati durante una campagna di prospecting commerciale e sono in una fase di attenzione che può trasformarsi in un’intenzione di acquisto.

Lo status di un potenziale cliente può evolvere nel corso della gestione commerciale; è necessario annotarlo nella vostra tabella di report commerciale per conoscere più facilmente l’interesse di questo prospect per la vostra offerta.

La data in cui prevedi una mossa successiva

Avere ben chiare le vostre future mosse è un prezioso risparmio di tempo e un promemoria per coordinare le vostre azioni. In qualità di agente, è necessario pianificare e prevedere sempre la prossima mossa con i vostri prospect, in modo che non risultino mai “dormienti” nella vostra tabella di report commerciale.

Al termine di ogni scambio, dovrai pianificare l’azione da intraprendere: dare seguito via e-mail, fissare un appuntamento, inviare un contratto, ecc. notificando la data e l’ora in cui effettuarla. In questo modo, ogni mattina potrai iniziare la giornata con una visione chiara dei compiti da svolgere e sarai in grado di riferire sull’andamento delle tue azioni. Inoltre, grazie a questa organizzazione, nessun prospect verrà dimenticato e le tabelle di monitoraggio dell’attività commerciale risulteranno “pulite” e precise.

Eventuali commenti sul prospect/cliente

L’obiettivo della tabella di report commerciale è di raccogliere tutte le informazioni che siete in grado di ottenere sui prospect e clienti, in modo da essere il più precisi possibile nelle azioni commerciali effettuate e per portare a termine una vendita.

Oltre a tutte le informazioni precedentemente elencate, è necessario annotare tutti i commenti relativi al prospect/cliente e alle vostre interazioni precedenti. Per avere una tabella di report commerciale completa, ricorda quindi di non trascurare la sezione “commenti”.

Molti strumenti online possono supportarti nell’attività commerciale, come ad esempio noCRM.io che offre un programma di gestione commerciale completo, facile da usare e appositamente progettato per gli agenti. noCRM.io dispone inoltre di un’intuitiva tabella di report commerciale che permette di seguire facilmente l’attività commerciale, in modo da concentrarti sugli obiettivi stabiliti e modificare la strategia, se necessario.

Gli indicatori di performance commerciale

Nel redigere il piano di gestione commerciale, dovrai porti degli obiettivi quantificabili e ben ponderati, da rivedere man mano che procedi. Al fine di analizzare la performance per il report commerciale, ecco gli indicatori a tua disposizione:

Il tasso di conversione del cliente (Customer Conversion Rate)

Si tratta di uno degli indici più significativi che seguono le vostre azioni commerciali, che permette di valutare direttamente la strategia in atto e le performance della rete vendita. Il tasso di conversione può avere due livelli diversi:

• Il tasso di conversione globale, che evidenzia direttamente i clienti conquistati comparati ai prospect iniziali;
• Il tasso di conversione in ogni fase, per analizzare gradualmente il passaggio da un prospect freddo a uno tiepido e poi ad uno caldo, fino alla vendita.

Il costo per prospect (Cost per Lead o CPL)

Il costo per prospect permette di valutare l’efficacia delle azioni di prospecting commerciale e dell’organizzazione. Un CPL basso dimostra che la strategia sta dando i suoi frutti in termini di acquisizione clienti. Per calcolare questo rapporto è necessario sommare tutti i costi sostenuti durante l’attività commerciale e dividere il totale per il numero di prospect acquisiti, indipendentemente dal loro status.

Il rapporto di vendita per tipo di cliente

In generale, conquistare un nuovo prospect è più complicato che mantenere le relazioni con i clienti esistenti. Il calcolo del rapporto di vendita per cliente vi dà un’idea dell’evoluzione dei vostri canali di acquisizione. Una scarsa percentuale di vendita sui nuovi clienti può essere migliorata se si rivedono le azioni commerciali, mentre una diminuzione del rapporto sui clienti esistenti dovrebbe mettervi in guardia sulle cause e sulle potenziali soluzioni.

Per completare questo indicatore è possibile calcolare anche :

• Il tasso di frequenza: cioè il numero di ordini per unità di tempo;
• E il tasso di intensità: cioè la quantità di ordini per unità di tempo.

Questi due indicatori aggiuntivi permettono di tenere sotto controllo l’evoluzione delle vendite tra i clienti, fornendo un’analisi nel tempo. Potrai così individuare i momenti migliori in base ai clienti e ai loro settori di attività.

Il tasso di raccomandazione (Net Promoter Score o NPS)

Per analizzare la qualità dei vostri servizi e conoscere la soddisfazione dei vostri clienti, si consiglia di utilizzare il tasso di raccomandazione. Potrai così sapere se i clienti sono anche prescrittori e se vi raccomandano ai loro pari. Questo tasso permetterà di avere un quadro più chiaro delle relazioni con i clienti e di curare la reputazione aziendale tra gli attori del settore in cui si sta sviluppando l’attività.

Esiste un’intera serie di indicatori della performance da cui abbiamo estratto i più significativi per valutare il monitoraggio del piano commerciale BtoB.

Quali strumenti utilizzare per la tabella di report commerciale?

Esempio di tabella di report commerciale

La tabella di report commerciale può essere organizzata in diversi modi e deve corrispondere alle vostre aspettative. Per darti un’idea, ecco un esempio di dashboard che mostra l’efficacia del processo commerciale e come può essere facilmente configurata in noCRM.io:

Software di gestione commerciale

Per monitorare l’attività commerciale, numerosi software sono oggi messi a disposizione dei team di vendita. Tuttavia, i CRM sofisticati sono spesso complicati da usare e non soddisfano le esigenze degli agenti, che non conoscono tutte le loro funzionalità e non dispongono delle risorse tecniche necessarie per utilizzarli.

Il software noCRM.io è stato appositamente progettato per la gestione commerciale: facile da usare e con tutte le funzionalità necessarie per un buon monitoraggio delle azioni di vendita.

A seconda delle esigenze, sono disponibili tre tariffe su noCRM.io, che offre inoltre una demo gratuita per testare il programma prima dell’acquisto.

I vantaggi di un software di gestione commerciale per il monitoraggio delle azioni commerciali

Il monitoraggio dell’attività commerciale è un elemento chiave per il successo di quest’ultima e conferma o meno la buona scelta della strategia e l’efficacia delle azioni commerciali.

Optare per un software di gestione commerciale che raccolga tutti i dati in una tabella semplice e intuitiva è la garanzia di un report allo stesso tempo efficace e personalizzato.

Noi di noCRM.io mettiamo a disposizione degli agenti numerose funzionalità appositamente studiate per le loro esigenze. Dalla creazione di opportunità all’analisi dei dati, passando per la pianificazione delle azioni commerciali, noCRM.io è progettato per accompagnarvi per tutta l’attività di gestione commerciale fino al monitoraggio. Scopri nel dettaglio tutte le funzionalità del software.

La tabella di report commerciale si inserisce nella continuità delle azioni commerciali: come vero e proprio garante del corretto andamento dell’attività di prospecting, deve essere aggiornata man mano che procedete. Indispensabile per valutare le azioni commerciali, permetterà di sviluppare la vostra strategia o di confermare le scelte fatte. L’utilizzo di un software di gestione commerciale farà risparmiare tempo prezioso automatizzando alcune attività per supportarvi.

Come Costruire una buona Tabella di Report Commerciale? Scoprilo sul nostro software noCRM.io