Si vous êtes un tant soit peu impliqué dans le monde de la vente, vous avez probablement entendu parler des outils de suivi des ventes. Ce n’est pas vraiment un concept révolutionnaire. Depuis que le commerce existe dans la civilisation humaine, nous gardons un œil sur les personnes à qui nous vendons, sur le montant de nos ventes et sur la façon dont nous pourrions vendre davantage. C’est tout aussi fondamental que de développer des relations et de connaître son produit sur le bout des doigts.
Mais, malgré leur longue existence et leur utilité, il existe une grande confusion autour de ce que sont réellement les outils de suivi des ventes et de la meilleure façon de les utiliser pour accroître la productivité et stimuler la croissance du chiffre d’affaires.
Dans l’article d’aujourd’hui, nous allons passer au peigne fin les outils de suivi des ventes et analyser comment déployer au mieux ces précieux outils pour rationaliser les activités et améliorer les résultats.
Comprendre les outils de suivi des ventes
La manière la plus simple d’envisager un outil de suivi des ventes est de le considérer comme un moyen ou un système permettant de contrôler et d’enregistrer les différents aspects des processus de vente. La vente étant par définition une discipline à multiples facettes, la manière dont vous suivez le processus peut varier considérablement. Par conséquent, les outils de suivi des ventes sont conçus pour être des cadres polyvalents qui peuvent être adaptés ou peaufinés pour répondre à presque tous les besoins.
Qu’il s’agisse de simples systèmes fondés sur des feuilles de calcul ou de solutions logicielles plus sophistiquées, il existe plusieurs approches différentes pour suivre vos activités commerciales, chacune ayant ses avantages et ses inconvénients. Mais elles partagent toutes quelques caractéristiques fondamentales.
L’essentiel d’un outil de suivi des ventes réside dans l’enregistrement, l’organisation et la préparation des informations clés en vue d’une analyse future, si nécessaire. Les données telles que les coordonnées du contact, l’historique des interactions, l’état d’avancement des affaires et les indicateurs de performance commerciale sont autant d’éléments cruciaux qui doivent être pris en compte.
Sans une compréhension approfondie de ces points de données, la planification des ventes, la formulation de stratégies et les efforts de prise de décision seront considérablement entravés.
La valeur ajoutée des systèmes de suivi des ventes
Les outils de gestion des ventes sont bien plus qu’un moyen de garder un œil sur le nombre d’affaires conclues par les équipes commerciales et sur leur capacité à atteindre leur quota pour le trimestre en cours. Un outil de suivi des objectifs de vente apporte une valeur ajoutée à une équipe de vente moderne dans de nombreux domaines, dont voici quelques-uns parmi les plus importants.
Des idées fondées sur des données
L’une des façons les plus convaincantes dont les feuilles de calcul de suivi des ventes ajoutent de la valeur aux efforts de votre équipe est de fournir des informations fondées sur des données concernant vos processus. Si vous suivez de près les performances commerciales, le comportement des clients et les tendances du marché, vous serez en mesure de prendre des décisions plus éclairées et d’élaborer des stratégies plus efficaces.
En d’autres termes, il élimine la part d’incertitude dans votre planification au plus haut niveau. Vous n’avez pas besoin de deviner où vous en êtes, car vous disposez de toutes les données dont vous avez besoin pour en être sûr.
Efficacité et productivité
L’automatisation de la collecte et de l’analyse des données réduit le temps consacré à la gestion manuelle et aux tâches administratives. Par conséquent, vos équipes commerciales auront plus de temps et d’énergie à consacrer à la vente, ce qui se traduira par une augmentation significative de l’efficacité et de la productivité dans tous les domaines.
Après tout, plus de temps passé sur les bonnes affaires signifie que plus d’affaires sont conclues. Toutes les mesures que vous pouvez prendre pour maximiser l’énergie que l’équipe de vente consacre à son travail valent la peine d’être prises.
Amélioration des relations avec les clients
Dans le monde de la vente, les relations sont primordiales. En conservant des enregistrements détaillés des interactions avec les clients, de leurs préférences et de leurs commentaires, vous serez en mesure d’établir des relations meilleures et plus durables avec vos clients.
Les feuilles de calcul dédiées au suivi des ventes facilitent le suivi de chaque chose qui se passe avec chaque client, vous donnant l’historique détaillé dont vous avez besoin pour conclure plus d’affaires et vous assurer que toutes les personnes à qui vous vendez se sentent écoutées et appréciées.
Comment utiliser les outils de suivi des ventes
L’utilisation de feuilles de calcul pour le suivi des ventes peut sembler fastidieuse, mais ce n’est pas une fatalité. Décomposer le processus en ses éléments essentiels est le meilleur moyen de commencer d’améliorer vos processus et les performances de votre équipe.
Évaluez vos besoins
Voici une idée qui semble simple, mais qui est étonnamment souvent négligée, même par des professionnels de la vente expérimentés : si vous ignorez ce dont vous avez besoin, vous n’avez aucun moyen de savoir comment l’obtenir.
La première étape pour savoir comment mettre en place votre outil de suivi des ventes consiste à déterminer exactement ce que vous devez, eh bien, suivre. Certains produits et services auront des KPI et des objectifs différents des autres, et il ne sert à rien d’avoir un beau tracker personnalisé pour un processus qui n’est pas le bon.
Comment choisir le bon logiciel de suivi des ventes
L’outil de suivi des ventes que vous choisirez dépendra fortement des besoins spécifiques de votre entreprise. Là encore, vous pouvez avoir l’impression que le choix est pléthorique, mais en vous concentrant sur quelques éléments clés, vous devriez être en mesure de réduire considérablement le champ d’action sans trop d’efforts.
En vous concentrant sur des éléments tels que la facilité d’utilisation, les intégrations et l’évolutivité, vous aurez toutes les chances de choisir un outil de suivi des ventes qui s’intégrera parfaitement à votre flux de travail existant, plutôt que d’y intégrer un outil qui ne convient pas.
Mise en œuvre et formation
Une fois que vous avez déterminé ce que vous devez suivre et l’outil avec lequel vous allez le faire, il est temps de plonger dans le grand bain et de commencer. Mais, avant d’intégrer un outil de suivi des ventes à votre processus, il est toujours bon de dispenser une formation approfondie à votre équipe.
En veillant à ce que tout le monde comprenne comment utiliser l’outil efficacement, vous réduirez le nombre d’erreurs et vous maintiendrez le moral au plus haut pendant que vous vous familiarisez tous avec le nouveau flux de travail. N’hésitez pas à consacrer tout le temps nécessaire à cette partie du processus. Le temps et les efforts investis à ce stade porteront leurs fruits plus tard.
Révision et mise à jour régulières
Ce serait une erreur de penser que, parce que vous avez mis en place un outil de suivi des objectifs de vente et qu’il fonctionne bien, il n’y a pas de place pour l’amélioration. Le monde de la vente est en constante évolution ; ce qui semble parfait aujourd’hui pourrait bien être dépassé demain.
Afin de vous assurer que vous tirez le meilleur parti de votre outil de suivi des ventes, il est essentiel que vous examiniez régulièrement vos processus et que vous fassiez les mises à jour nécessaires pour rester en phase avec vos objectifs.
Intégration avec d’autres outils de gestion
La puissance d’un tableur de suivi des ventes dépend des informations dont il dispose. Pour en avoir davantage pour votre argent, intégrez votre outil de suivi à autant d’autres outils d’aide à la vente que possible, comme votre calendrier ou votre CRM.
D’ailleurs, si vous êtes à la recherche d’un CRM léger et convivial que toute votre équipe adorera utiliser, découvrez noCRM ici.
Il ne s’agit pas seulement de rationaliser la collecte des données et de faciliter le processus pour l’ensemble de votre équipe. Il vous permettra de rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs et d’éviter que des contrats ne passent inutilement à travers les mailles du filet.
Bonnes pratiques pour utiliser les outils de suivi des ventes
Tirer le meilleur parti des fonctions d’analyse
Utilisez les capacités analytiques des outils de suivi des ventes pour mieux comprendre les tendances et les modèles de votre processus de vente. Vous allez vous retrouver avec une mine d’informations : tirez-en le meilleur parti en plongeant dans vos données chaque fois que vous le pouvez.
Il s’agit d’un cheat code permettant de prévoir vos performances et de procéder à des micro-ajustements à la volée, à mesure que votre équipe continue d’affiner son processus de vente.
Mise à jour régulière des informations
Veillez à ce que tous les membres de l’équipe mettent régulièrement à jour la feuille de suivi des ventes avec les informations les plus récentes. C’est non seulement une bonne habitude, mais cela permet aussi de conserver des données aussi précises et pertinentes que possible. Il peut souvent être judicieux de mettre en place une session hebdomadaire de vérification ou de mise à jour.
Ainsi, chacun sait ce qu’on attend de lui et a un nouvel objectif à atteindre chaque semaine, tout en gardant les informations dans le tableau de bord aussi organisées que possible.
Personnalisez votre tracker
Pourquoi être général quand on peut être spécifique ? N’hésitez pas à personnaliser votre outil de suivi des objectifs de vente pour qu’il réponde aux besoins de votre entreprise.
En plus de réduire les frictions opérationnelles et autres petits tracas administratifs, vous constaterez que même en modifiant des aspects mineurs, l’efficacité de l’ensemble de l’équipe de vente s’en trouve grandement améliorée.
Encourager une utilisation aussi large que possible
Tout tableur de suivi des ventes est d’autant plus efficace que l’ensemble de votre équipe l’utilise régulièrement et de manière transparente dans le cadre de ses activités quotidiennes en tant que professionnel de la vente. Pour tirer le meilleur parti d’un tableau de suivi, encouragez l’ensemble de l’équipe à l’utiliser autant qu’elle le peut. Aucune modification ou mise à jour n’est trop mineure ou insignifiante pour être prise en compte.
En restant flexible et en adaptant les processus de vente au fur et à mesure, vous serez d’autant mieux préparé à faire face aux inévitables obstacles qui se dressent devant vous dans le monde de la vente.
Conclusion
Les outils de suivi des ventes vont bien au-delà du simple suivi des ventes et des affaires conclues. En faisant partie intégrante d’une approche commerciale stratégique plus large, ils permettent de contrôler, d’enregistrer, d’analyser et de motiver une équipe de vente pour qu’elle atteigne ses objectifs. La mise en œuvre et l’utilisation efficaces des outils de suivi des ventes, bien qu’apparemment difficiles à première vue, deviendront rapidement une seconde nature.
Votre processus de vente vous remerciera d’avoir pris le temps de vous familiariser avec les outils de suivi des ventes, et les résultats parleront d’eux-mêmes.
