Um plano de prospecção de clientes é elaborado para definir ações comerciais concretas que permitirão à empresa atingir seus objetivos de venda. Assim, essas ações exigem um acompanhamento constante para a máxima eficácia possível.
É por isso que implementar uma planilha simples e intuitiva de acompanhamento da prospecção de clientes é fundamental. Neste artigo, explicamos por que e como preparar a planilha certa de acompanhamento da prospecção de clientes.
O que é uma planilha de acompanhamento da prospecção de clientes?
O plano de acompanhamento da prospecção de clientes centraliza as informações necessárias para coordenar suas ações comerciais. Essa planilha é crucial para dirigir sua prospecção de clientes: por ela você mantém sob controle suas metas e/ou as metas estipuladas para os seus vendedores.
Além de poder verificar facilmente o progresso das suas ações e os leads qualificados, acompanhar a prospecção de clientes o ajudará a reagir e mudar sua estratégia de acordo com os resultados. Priorize seus leads, transforme-os em clientes, aumente seu carrinho médio, etc.
Todas essas ações concretas devem ser colocadas em prática após uma análise da sua planilha de acompanhamento, conforme as metas estabelecidas no plano de prospecção de clientes.
Como preparar uma planilha de prospecção de clientes?
A planilha de acompanhamento da prospecção de clientes é organizada em função das suas metas e aspirações da sua empresa, mas ainda deve conter informações vitais, que podem ser encontradas em qualquer tipo de empresa.
Quais informações devem constar em uma planilha de acompanhamento da prospecção de clientes?
Veja aqui uma lista não exaustiva de dados a serem incluídos na sua planilha de acompanhamento da prospecção de clientes:
Os dados de contato dos seus prospects e clientes
Todos os dados que permitem identificar o seu cliente, como:
- O nome da empresa
- O setor de atividade
- O nome e o sobrenome do seu contato dentro da empresa
- O cargo
- Um e-mail
- Um telefone
- Um endereço
- E qualquer outra informação que possa ser necessária para sua empresa qualificar e identificar corretamente um lead, como por exemplo: o faturamento declarado, a quantidade de funcionários, etc.
A pontuação de um prospect ou um cliente
Nem todos os clientes têm a mesma importância para a sua empresa dependendo das metas de venda que você estabeleceu. Use um sistema de pontuação (= scoring) para mostrar a importância e prioridade no tratamento de certos prospects a fim de adaptar suas ações e concentrar seus esforços comerciais de forma mais precisa e eficiente.
O potencial do prospect ou do cliente
Trata-se de um lead que tem grandes chances de se tornar um cliente? É um cliente com alto potencial para aumentar a receita da sua empresa? Você deve anotar na sua planilha de acompanhamento o potencial dos seus prospects e clientes para se concentrar nos mais importantes. Esse potencial pode, por exemplo, ser representado por uma porcentagem atribuída a um prospect para quantificar o potencial, o interesse pela sua oferta e a posição no túnel de conversão. Isto se traduz em: “Você acha que tem uma oportunidade de assinar um contrato com ele? E em quanto você avalia esse negocio?”. Deste modo o seu pessoal de vendas foca nos leads mais próximos de comprar.
A origem do prospect
Existem inúmeros canais para gerar prospects: prospecção telefônica, e-mails, campanhas on-line, redes sociais, etc. Ao preencher a sua planilha de acompanhamento da prospecção de clientes, é fundamental anotar a origem do seu prospect.
Assim você saberá se as ações que implementou estão sendo bem-sucedidas e são adequadas para atingir o alvo que você mira. Essa informação é crucial para o seu acompanhamento da prospecção de clientes e dirá se a estratégia adotada é a certa para que você possa reagir se as ações colocadas em prática não forem frutíferas.
O status dos seus prospects e clientes
Existem três status para definir os prospects. Podemos dizer que:
- Eles são leads que têm uma necessidade bem definida e demonstraram um verdadeiro interesse pelos seus produtos e/ou serviços;
- Eles são prospects mornos, ou seja, mostraram interesse pela sua empresa, mas não têm necessidades reais no curto/médio prazo;
- Ou eles são prospects frios, que você identificou durante uma campanha de prospecção de clientes e estão em uma fase de atenção que pode se transformar em intenção de compra.
O status de um prospect pode evoluir ao longo da sua prospecção, faça a anotações na sua planilha de acompanhamento a fim de conhecer facilmente o interesse desse prospect pela sua oferta.
A data planejada para sua próxima ação
Saber exatamente quais serão as suas ações futuras é uma economia de tempo inestimável e um lembrete para coordenar suas ações. Como representante de vendas, é necessário sempre planejar e antecipar a próxima ação relativa aos seus prospects para que eles nunca fiquem esquecidosna sua planilha de acompanhamento de prospecção de clientes.
Ao final de cada interação, você deve planejar a próxima ação a ser executada: enviar um lembrete por e-mail, marcar uma reunião, proceder a uma reunião, enviar um contrato, etc., sempre anotando a data e a hora em que deve fazê-lo. Desta forma, todas as manhãs você começa o seu dia com uma visão clara das tarefas a serem realizadas e poderá relatar o progresso das suas ações. Além disso, graças a essa organização, nenhum prospect é esquecido e as planilhas de acompanhamento da prospecção são estruturadas e precisas.
Possíveis comentários sobre seu prospect / cliente
O objetivo da sua planilha de acompanhamento da prospecção de clientes é reunir todas as informações que você pode obter sobre os seus prospects e clientes para que suas ações comerciais sejam as mais certeiras possíveis e resultem em uma venda.
Além de todas as informações mencionadas acima, é necessário anotar todos os comentários relativos ao prospect/cliente e suas interações anteriores. Para que a planilha de acompanhamento seja completa, não negligencie a seção de “comentários”.
Muitas ferramentas on-line podem ajudá-lo na sua prospecção de clientes, como o noCRM.io, que oferece um software de prospecção completo e fácil de usar, projetado especialmente para as equipes de vendas. O noCRM.io possui uma planilha intuitiva de acompanhamento da prospecção que possibilita acompanhar sem esforço as suas ações de prospecção, para se concentrar nas metas definidas e mudar sua estratégia, se necessário.
Os indicadores de desempenho comercial
Ao elaborar seu plano de prospecção de clientes, você deve estabelecer metas quantificáveis e sensatas que possam ser revistas à medida que a sua prospecção avança. A fim de analisar seu desempenho para o acompanhamento da sua prospecção, esses são os indicadores à sua disposição:
A taxa de conversão de cliente (Customer Conversion Rate)
Uma das proporções mais significativas após suas ações comerciais, ela permite avaliar diretamente a estratégia em vigor e o desempenho da sua equipe de vendas. A taxa de conversão pode ter dois níveis diferentes:
- A taxa de conversão global, que destaca os clientes que assinaram um contrato em comparação com os prospects iniciais;
- A taxa de conversão entre cada etapa para analisar passo a passo a passagem de um prospect frio para um prospect morno e depois para um lead até a venda.
O custo por prospect (Cost per Lead ou CPL)
O custo por prospect é uma medida da eficácia das suas ações de prospecção de clientes e da sua organização. Um CPL baixo prova que a sua estratégia está dando frutos em termos de obtenção de leads. Para calcular esta proporção, some todos os custos incorridos durante sua prospecção e divida esse valor pelo número de prospects adquiridos, independentemente do status.
A proporção de venda por tipo de cliente
De modo geral, conquistar um novo lead é mais complicado do que manter os relacionamentos e clientes já existentes. O cálculo da proporção de vendas por cliente passa uma ideia da evolução dos seus canais de aquisição. Uma proporção de vendas ruim para novos clientes pode ser melhorada se você rever suas ações comerciais. Ao contrário, uma diminuição na proporção para clientes existentes deve alertá-lo para encontrar as possíveis causas e soluções.
Para complementar esse indicador, você também pode calcular:
- A taxa de frequência: ou seja, o número de pedidos por unidade de tempo;
- Bem como a taxa de intensidade: ou seja, o valor dos pedidos por unidade de tempo.
Esses dois indicadores adicionais permitem acompanhar de perto a evolução das suas vendas para com os clientes, propondo uma análise ao longo do tempo. Assim, você poderá segmentar os melhores momentos de acordo com os clientes e seus setores de atividade.
A taxa de recomendação (Net Promoter Score ou NPS)
Para analisar a qualidade dos seus serviços e saber se os seus clientes estão satisfeitos, a taxa de recomendação é importante. Deste modo, você saberá se os seus clientes recomendam seus serviços. Essa taxa o ajudará a entender suas relações e a cuidar da sua reputação para com os players do setor em que atua.
Há uma gama de indicadores de desempenho da qual extraímos os mais significativos para avaliar o acompanhamento do seu plano de prospecção de clientes BtoB.
Quais ferramentas usar para sua planilha de acompanhamento da prospecção de clientes?
Exemplo de uma planilha de acompanhamento da prospecção de clientes
Sua planilha de acompanhamento da prospecção de clientes pode ser organizada de diferentes maneiras e deve corresponder às suas expectativas. Para se ter uma ideia, este é um exemplo de um painel de controle que mostra a eficiência do seu processo comercial e pode ser facilmente configurado no noCRM.io:
Software de prospecção de clientes
Hoje em dia, a fim de acompanhar a prospecção de clientes, muitos softwares estão disponíveis para as equipes de vendas. Entretanto, CRMs sofisticados são muitas vezes complicados de usar e não atendem às necessidades dos vendedores, que não tiram proveito de todas as funcionalidades e carecem de recursos técnicos para utilizá-los.
O software noCRM.io foi imaginado especialmente para a prospecção de clientes: ao mesmo tempo fácil de usar e com todas as funcionalidades necessárias para o acompanhamento adequado das ações comerciais.
Dependendo das suas necessidades, o noCRM.io propõe três planos, bem como uma demonstração grátis para testar o software antes da compra.
As vantagens de um software de prospecção para o acompanhamento das suas atividades comerciais
O acompanhamento da sua prospecção de clientes é um elemento essencial para que seja bem sucedida: ele confirma ou não a escolha certa da sua estratégia e a eficácia das suas ações comerciais.
Optar por um software de prospecção comercial para reunir todos os dados em um painel de controle simples e intuitivo assegura um acompanhamento simultaneamente eficiente e personalizado.
Na noCRM.io, disponibilizamos às equipes de vendas inúmeras funcionalidades especialmente projetadas para as necessidades delas. Da criação de leads até a análise dos dados, passando pelo planejamento das próximas ações, a noCRM.io foi criada para auxiliá-lo em todas as suas ações de prospecção de clientes até o fechamento. Conheça todas as funcionalidades do software em detalhes aqui.
A planilha de acompanhamento da prospecção de clientes faz parte da continuidade das suas ações comerciais: uma verdadeira garantia do andamento adequado da sua prospecção, ela deve ser atualizada conforme você vai avançando. Essencial para avaliar suas ações, ela permitirá desenvolver sua estratégia ou confirmar as escolhas que você fez. Com o uso de um software de prospecção de clientes você poupa um tempo precioso automatizando certas tarefas.
Como prepara a planilha certa de acompanhamento da prospecção de clientes? Conheça o nosso software noCRM.io.