Un piano per il report aziendale è fondamentale per definire le azioni commerciali concrete necessarie al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Tuttavia, per massimizzare l’efficacia di tali azioni, è essenziale mantenere un monitoraggio costante.

È qui che entra in gioco la creazione di una tabella per generare un report commerciale chiaro e intuitivo. In questo articolo, esploreremo le ragioni per cui questa tabella è cruciale e forniremo indicazioni dettagliate su come strutturarla correttamente.

Tabella di report aziendale: cos’è ?

Il piano di monitoraggio delle attività commerciali centralizza le informazioni necessarie per coordinare le azioni di vendita. Questa tabella è essenziale per il controllo dell’attività di prospecting, consentendo di mantenere il focus sugli obiettivi aziendali e/o individuali degli agenti.

Non solo potrai monitorare agevolmente l’andamento delle azioni commerciali e le opportunità di vendita in corso, ma il report aziendale ti guiderà nell’affinare e sviluppare la tua strategia in base ai risultati ottenuti. Dal privilegiare i prospect più promettenti alla trasformazione delle opportunità in clienti effettivi, fino all’aumento del valore medio delle vendite: sono tutte azioni tangibili da intraprendere dopo un’analisi approfondita della tabella di report commerciale, in perfetta sintonia con gli obiettivi delineati dal piano di gestione commerciale.

Come creare una tabella di report aziendale?

La tabella di report aziendale è strutturata in funzione dei tuoi obiettivi e delle aspirazioni dell’azienda, tuttavia, è essenziale che contenga informazioni fondamentali che sono rilevanti per qualsiasi tipo di azienda.

Elementi essenziali da includere in una tabella di Report Aziendale

Ecco un elenco, non esaustivo, dei dati da inserire nella tua tabella di report aziendale (o report commerciale):

Informazioni di contatto dei prospect e dei clienti 

Tutte le informazioni che consentono di identificare il cliente come:

• Nome dell’azienda;
• Settore di attività;
• Nome e cognome del contatto aziendale;
• Ruolo del contatto;
• Indirizzo email;
• Numero di telefono;
• Indirizzo postale.

E altre informazioni rilevanti per la corretta qualificazione e identificazione dei prospect, come ad esempio: Fatturato dichiarato, numero di dipendenti e qualsiasi altra informazione necessaria all’azienda.

Scoring di un prospect o di un cliente

A seconda degli obiettivi di vendita prefissati, ogni cliente può avere un impatto diverso sull’azienda. L’adozione di un sistema di valutazione (noto come “scoring”), ti permette di assegnare un punteggio a ciascun prospect o cliente in base alla loro importanza e priorità. Questo approccio consente di adattare le azioni e concentrare gli sforzi commerciali in modo più mirato ed efficiente, massimizzando così il potenziale di conversione e di successo.”

Potenziale del prospect o del cliente

Stai interagendo con un prospect caldo che dimostra un forte interesse nell’acquisto? Hai individuato un cliente con il potenziale per incrementare significativamente le entrate aziendali? Nella tabella del report aziendale (o report commerciale), annota il potenziale dei prospect e dei clienti, focalizzandoti su quelli di maggiore rilevanza. Questo potenziale può essere quantificato attraverso metriche come la percentuale di potenzialità del prospect, il suo interesse verso la tua offerta e la sua posizione nel percorso di conversione. Un’interrogativa guida potrebbe essere: “Quanto ritieni probabile che questo prospect si trasformi in un cliente? E qual è la stima del suo potenziale successo?”. Questo approccio permette ai venditori di concentrarsi in modo strategico sui prospect che si trovano più vicini alla fase di acquisto.

Origine del Prospect: Da dove provengono i potenziali clienti

Esistono numerosi canali per generare prospect, tra cui teleprospecting, invio di e-mail e campagne di marketing online, oltre ai social media e altro ancora. Quando compili la tabella di report commerciale, è cruciale annotare la fonte dalla quale il prospect è stato generato. 

Questo permette di valutare l’efficacia delle azioni intraprese e di verificarne l’allineamento agli obiettivi prefissati. Queste informazioni, fondamentali per il monitoraggio delle attività commerciali, forniscono insight sulla validità della strategia in corso e consentono di adattarsi qualora le azioni non abbiano prodotto i risultati desiderati.

Status dei prospect e dei clienti

Esistono tre livelli di status per classificare i prospect:

• I prospect “caldi” sono quelli che presentano una chiara necessità e dimostrano un forte interesse nei tuoi prodotti e/o servizi.
• I prospect “tiepidi” hanno manifestato interesse nella tua azienda, ma non hanno bisogni immediati o a breve termine.
• I prospect “freddi” sono quelli identificati durante una campagna di prospecting commerciale e sono in una fase di attenzione che può trasformarsi in un’intenzione di acquisto.

L’evoluzione dello status di un potenziale cliente può variare durante il processo commerciale; è consigliabile annotare queste variazioni nella tabella di report aziendale per valutare con facilità l’interesse del prospect verso la tua offerta.

Pianificazione delle prossime mosse commerciali

Avere chiare le prossime mosse è un investimento di tempo prezioso e un promemoria strategico per guidare le tue azioni. Come agente, pianificare e anticipare costantemente la successiva mossa con i prospect è fondamentale, evitando che si perdano inattivi nella tua tabella di report aziendale.

Alla fine di ogni interazione, pianificare l’azione successiva è cruciale: potrebbe essere un follow-up via e-mail, la programmazione di un appuntamento o l’invio di un contratto. Specificare data e ora per l’esecuzione è fondamentale. Questo approccio ti permette di iniziare ogni giornata con una chiara lista di compiti da completare e di avere un riferimento costante sull’andamento delle tue azioni. 

In aggiunta, questa metodologia garantisce che nessun prospect venga dimenticato e contribuisce a mantenere le tabelle di monitoraggio dell’attività commerciale ordinate e dettagliate.

Eventuali commenti sul prospect/cliente

L’obiettivo primario della tabella di report commerciale è raccogliere tutte le informazioni disponibili sui prospect e sui clienti. Questo permette di massimizzare la precisione delle azioni commerciali e favorisce il completamento delle vendite con successo.

Oltre alle informazioni menzionate in precedenza, è altrettanto importante registrare ogni commento relativo ai prospect/clienti e alle interazioni precedenti. Per garantire che la tabella del report aziendale sia completa, è essenziale non trascurare la sezione “commenti”

Numerosi strumenti online possono supportarti nell’ambito delle attività commerciali. noCRM.io, ad esempio, offre un sistema di gestione commerciale completo, intuitivo e appositamente sviluppato per gli agenti di vendita. Tra le sue funzionalità, spicca una tabella di report aziendale che semplifica il tracciamento dell’attività commerciale. Ciò ti permette di rimanere focalizzato sugli obiettivi stabiliti e, all’occorrenza, modificare la strategia.

Indicatori di performance commerciale

Nella stesura del piano di gestione commerciale, è essenziale fissare obiettivi quantificabili e ben ponderati, che possano essere rivisti e adeguati durante l’evoluzione del processo. Per valutare le performance da includere nel report commerciale, ti lasciamo alcuni indicatori che puoi considerare:

Tasso di conversione dei clienti (Customer Conversion Rate)

Questo indicatore è uno dei più rilevanti nel tracciare le tue attività commerciali, offrendo una valutazione diretta dell’efficacia della strategia adottata e delle prestazioni del tuo team di vendita. Il tasso di conversione può essere analizzato a due livelli distinti:

• Tasso di Conversione Globale: Questo livello mette in luce la percentuale di clienti effettivamente acquisiti rispetto ai prospect iniziali. 
• Tasso di Conversione per Ciascuna Fase: Questo livello permette di analizzare progressivamente la trasformazione di un prospect freddo in uno tiepido e successivamente in uno caldo, fino alla vendita.

Valutazione del Costo per Prospect (Costo per Lead o CPL)

Il Costo per Prospect (CPL) è uno strumento chiave per valutare l’efficacia dell’attività di prospezione commerciale e dell’organizzazione stessa. Un CPL ridotto dimostra il successo della strategia nell’acquisizione di nuovi clienti. Per calcolare questo indicatore, somma tutti i costi sostenuti durante l’attività commerciale e dividi il totale per il numero di prospect acquisiti, indipendentemente dal loro status.

Analisi del Rapporto di Vendita per tipologia di cliente

Conquistare nuovi prospect è, in generale, un processo più complesso rispetto al mantenimento delle relazioni con i clienti esistenti. Il calcolo del rapporto di vendita per cliente offre un’idea chiara dell’andamento dei canali di acquisizione. Un basso tasso di conversione sui nuovi clienti potrebbe essere migliorato tramite la revisione delle strategie commerciali, mentre una diminuzione del rapporto tra i clienti esistenti dovrebbe attivare l’attenzione su possibili cause e soluzioni.

Per completare questo indicatore, è possibile considerare anche:

• Tasso di Frequenza: ovvero il numero di ordini per unità di tempo;
• Tasso di Intensità: cioè la quantità di ordini per unità di tempo.

Questi due indicatori supplementari consentono il monitoraggio dell’andamento delle vendite tra i diversi clienti, offrendo una visione analitica nel tempo. Ciò consentirà di identificare i periodi più favorevoli in base ai vari clienti e ai loro settori di attività.

Valutazione della Soddisfazione: Il Net Promoter Score (NPS)

Per valutare la qualità dei tuoi servizi e misurare la soddisfazione dei clienti, consigliamo l’utilizzo del Net Promoter Score (NPS), ovvero, la valutazione della soddisfazione del cliente. Questo indicatore vi permetterà di comprendere se i clienti non solo sono soddisfatti, ma se sono anche disposti a raccomandare la tua azienda ad altri. Questo tasso fornisce una visione chiara delle relazioni con i clienti e contribuisce a consolidare la reputazione aziendale nell’ambito del settore in cui operi.

Esiste un’intera serie di indicatori della performance da cui abbiamo estratto i più significativi per valutare il monitoraggio del piano commerciale BtoB.

Quali strumenti utilizzare per la tabella di report commerciale?

Esempio di tabella di report commerciale

La struttura della tabella del report aziendale può variare in base alle tue esigenze specifiche. Per darti un’idea, ecco un esempio di dashboard che mostra l’efficacia del processo commerciale e come può essere facilmente configurata in noCRM.io:

Software di gestione commerciale

Per monitorare l’attività commerciale, numerosi software sono oggi messi a disposizione dei team di vendita. Tuttavia, i CRM sofisticati sono spesso complicati da usare e non soddisfano le esigenze degli agenti, che non conoscono tutte le loro funzionalità e non dispongono delle risorse tecniche necessarie per utilizzarli.

noCRM.io, al contrario, è stato sviluppato appositamente per la gestione commerciale: facile da usare e con tutte le funzionalità necessarie per un buon monitoraggio delle azioni di vendita.

Con noCRM.io, è possibile scegliere tra tre piani tariffari a seconda delle tue esigenze. Inoltre, è offerta una demo gratuita, consentendo di testare il programma prima dell’acquisto.

I vantaggi di un software di gestione commerciale per il monitoraggio delle azioni commerciali

La supervisione delle attività commerciali rappresenta un pilastro cruciale per il successo aziendale, determinando la validità delle strategie adottate e l’efficacia delle azioni di vendita intraprese.

Optare per un software di gestione commerciale che raccolga tutti i dati in una tabella semplice e intuitiva è la garanzia di un report efficace e personalizzato.

Noi di noCRM.io mettiamo a disposizione degli agenti una serie di funzionalità su misura per le loro esigenze. Dalla creazione delle opportunità all’analisi dei dati, passando per la pianificazione delle azioni di commerciali. noCRM.io è concepito per affiancare gli agenti in ogni fase del processo di gestione commerciale, inclusa la fase di monitoraggio. Scopri nel dettaglio tutte le funzionalità del software per scoprire come possiamo aiutarti.

La tabella di report commerciale è una componente essenziale dell’attività di prospecting che però richiede un aggiornamento costante durante il progresso. Essenziale per valutare le strategie commerciali, guiderà l’evoluzione delle tue tattiche e confermerà le decisioni intraprese. L’impiego di un software di gestione commerciale rappresenta una risorsa preziosa, automatizzando diverse operazioni e ottimizzando il tuo tempo.

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