Aprende a hacer un seguimiento de ventas eficaz


Para alcanzar los objetivos de ventas de una empresa, el equipo de ventas debe estar motivado y organizado. Esto significa perder menos tiempo en los clientes potenciales de menor facturación e invertir más tiempo en las actividades que conducen a mayores resultados. 

Pero ¿cómo se puede hacer esto? Pues bien, se trata de poner en marcha un proceso de ventas adecuado que haga seguimiento de los clientes potenciales y de las acciones de un representante de ventas en cada punto de contacto, de modo que se tenga en cuenta a cada uno de ellos.

Un rastreador de la actividad de ventas es una herramienta útil que te ayudará a definir y seguir los KPI de ventas que, a su vez, permitirán a la empresa alcanzar sus objetivos comerciales. Estas acciones requieren un seguimiento de ventas constante para ser lo más eficientes posible. En este artículo te explicamos por qué y cómo construir un seguimiento de manera correcta para tu negocio.

Cómo hacer un seguimiento de ventas eficaz

¿Qué es un rastreador de las actividades de ventas?

Un rastreador de las actividades de ventas centraliza la información necesaria para coordinar tus acciones de ventas. También te permite vigilar tus objetivos y/o los objetivos fijados para tus representantes. 

Así, no solo conocerás fácilmente el progreso de tus acciones y las oportunidades en curso, sino que también podrás hacerle seguimiento a tus ventas. La prospección de ventas te ayudará a volver y a hacer evolucionar tu estrategia en función de los resultados.

Priorizar tus leads más importantes, transformar tus oportunidades en clientes, maximizar tus ingresos medios por cliente, etc. Todas estas son acciones concretas que deben implementarse tras un análisis de tu planilla de acuerdo con los objetivos establecidos en el rastreador de las actividades de ventas.

¿Cómo crear un rastreador de las actividades de ventas?

El rastreador de las actividades de ventas se organiza en función de tus objetivos y de las ambiciones de tu empresa. Debe contener la información vital que se puede encontrar en cualquier tipo de negocio. 

¿Qué información debe incluirse en la tabla de seguimiento de ventas?

A continuación te compartimos una lista no exhaustiva de datos que deberías incluir en tu tabla de seguimiento de ventas:

Información de contacto de tus leads y clientes

Cualquier información que te permita identificar a tu cliente:

  • Nombre de la empresa
  • Sector industrial
  • Nombre de la persona de contacto en la empresa
  • Cargo y función
  • Dirección de correo electrónico
  • Número de teléfono
  • Dirección postal
  • Cualquier otra información que pueda ser necesaria para tu empresa con el fin de calificar e identificar adecuadamente a un posible cliente, como: ventas reportadas, número de empleados, etc. 

Puntuación de un lead o cliente

No todos los clientes son igual de importantes para tu negocio. Esto se define en función de los objetivos de venta que se hayan establecido para la empresa. Utiliza un sistema de puntuación para mostrar la importancia y la priorización de procesar determinados clientes potenciales para ajustar tus acciones y enfocar tus esfuerzos de venta de forma precisa y eficiente.

El potencial de un lead o cliente

¿Se trata de un lead importante que tiene una buena posibilidad de convertirse en cliente? ¿Es un cliente de alto potencial que podría aumentar los ingresos de tu empresa? Debes registrar el potencial de los leads y clientes en tu rastreador para poder centrarte en los más importantes.

Este potencial puede traducirse, por ejemplo, en un porcentaje asignado a un lead para cuantificar su importancia, su interés en la oferta y su posición en el embudo de conversión. En palabras simples: «¿crees que tienes posibilidades de firmar un contrato con este lead? y ¿en qué medida estimas este éxito?». Esto permitirá, también, que tus vendedores se centren en los leads más cercanos a la compra.

La fuente a través de la cual se generó el lead

Hay muchos canales de formación de leads: prospección telefónica, correo electrónico, campañas online, redes sociales, etc. A la hora de rellenar tu tabla es esencial que anotes la fuente a través de la cual has generado el lead o cliente potencial.

Así, sabrás si las acciones para generar el lead que has puesto en marcha han tenido éxito y si están en línea con el objetivo al que aspiras. Esta información es crucial para el seguimiento de ventas, pues te indica si la estrategia implementada es la correcta y te permite volver si las acciones implementadas no tuvieron éxito.

El estado de tus leads y clientes

Hay tres estados para definir a tu lead:

  1. Leads con gran potencial de captación: aquellos que tienen una necesidad bien definida y que han mostrado un gran interés por tus productos y/o servicios. 
  2. Leads con mediano potencial de captación: aquellos que han mostrado interés por tu empresa, pero no tienen necesidades reales a corto/mediano plazo.
  3. Leads fríos o con poco potencial de captación: clientes potenciales identificados durante una llamada en frío. No han oído hablar sobre tu empresa ni tienen una necesidad real. Necesitan ser estimulados para convertirlos en leads con mayor potencial. 

El estado de un lead puede evolucionar a lo largo de la proyección de ventas. Es importante mantener una nota del estado de cada uno en el rastreador de actividades de ventas para conocer fácilmente el interés de cada lead por tu oferta y priorizarlos de esa manera para ahorrar tiempo y esfuerzo a los representantes de ventas.

La fecha en la cual planeas hacer la próxima acción

Establecer fechas estimadas para cada acción ayuda a ser claro con los pasos a seguir y ahorra un tiempo inestimable. Como representante de ventas, es necesario planificar y programar siempre la siguiente acción relativa a tus leads para que nunca estén «quietos» en el rastreador de actividades de ventas.

Al final de cada llamada o interacción por correo electrónico, planifica la siguiente acción a realizar para avanzar en el trato; ya sea enviar un seguimiento por correo electrónico, concertar una cita, enviar un contrato, etc. 

De esta manera, cada mañana puedes empezar el día con una visión clara de las tareas a realizar y puedes tener claridad sobre el progreso de tus acciones. Además, gracias a esta organización no te olvidarás de ningún lead y tu seguimiento de ventas será «limpio» y preciso.

Nuestro software de gestión de clientes potenciales, noCRM, te permite realizar una organización similar de tus tareas con la ayuda de un bucle de estado. Un bucle de estado funciona como un recordatorio de tus próximas actividades, puedes utilizar esta característica clave para saber qué acción debes realizar a continuación.

Cualquier comentario acerca de tu lead o cliente

El objetivo de tu rastreador de actividades de ventas es recopilar toda la información posible sobre tus leads y clientes, para ser lo más preciso posible en tus acciones de venta y conducir a una venta. Además de toda la información indicada anteriormente, anota todos los comentarios relacionados con el lead/cliente y con sus conversaciones anteriores. Para tener un cuadro de seguimiento completo, no descuides esta sección de «comentarios».

Indicadores de rendimiento de las ventas

Indicadores de seguimiento de ventas eficaz

Cuando elabores el plan de desarrollo comercial, debes establecer objetivos cuantificables y razonados que puedan revisarse a medida que avanzas. Estos son algunos de los indicadores que podrías utilizar para analizar tu rendimiento en el seguimiento de tu proyección de ventas:

1. Tasa de conversión de clientes

Esta tasa te permite evaluar directamente la estrategia aplicada y el rendimiento de tus representantes de ventas. La tasa de conversión puede tener dos niveles diferentes:

  • La tasa de conversión global, que pone de manifiesto directamente el número de clientes firmados en comparación con los leads iniciales.
  • La tasa de conversión entre cada paso del proceso de ventas para analizar la transición de leads fríos a leads con mediano potencial de captación y luego leads con gran potencial de captación hasta la venta.

2. Costo por lead (Cost Per Lead o CPL)

El costo por lead te permite evaluar la efectividad de tus acciones de prospección de ventas y de tu organización. 

En términos simples, un CPL bajo puede demostrar que tu estrategia está dando resultados para conseguir clientes potenciales. Para calcular este índice debes sumar todos los costos generados durante tu prospección de ventas y dividir esta suma por el número de clientes potenciales adquiridos, independientemente de su estado.

3. La proporción de ventas por tipo de cliente

En general, captar un nuevo lead es más complicado que mantener las relaciones y construir lealtad con los clientes existentes. El cálculo de la proporción de ventas por cliente te da una idea de la evolución de tus canales de captación. 

Una mala proporción de ventas de nuevos clientes puede mejorarse si revisas tus acciones de ventas. Por otro lado, una disminución de la proporción en los clientes existentes debería alertarte para encontrar las causas y las posibles soluciones.

Para completar este indicador también puedes calcular:

  • La tasa de frecuencia: es decir, el número de pedidos por unidad de tiempo;
  • La tasa de intensidad: es decir, la cantidad de órdenes por unidad de tiempo. 

Estos dos indicadores adicionales te permiten seguir la evolución de las ventas a tus clientes ofreciéndote un análisis en el tiempo. Así, podrás orientar los aspectos más destacados según los clientes y sus sectores de actividad.

4. La tasa de recomendación (Net Propomoter Score o NPS)

Para analizar la calidad de tus servicios y conocer el grado de satisfacción de tus clientes, debes saber cuántos de ellos recomiendan tu producto o servicio a otros. De este modo, sabrás si tus clientes están contentos con los productos y si se los recomendarían a sus colegas. 

Un buen NPS genera credibilidad y da confianza a otros para que prueben tu producto. También significa que tienes clientes leales que están contentos de estar asociados contigo. Finalmente, un buen NPS también te da una ventaja competitiva.

¿Cuáles herramientas deberías usar para hacer un seguimiento de ventas?

Ejemplo de un rastreador de las actividades de ventas

El rastreador de tu actividad de ventas puede organizarse de diferentes maneras y debe corresponder a tus necesidades. Para que te hagas una idea, aquí tienes un ejemplo de un cuadro de mando, el cual es posible configurarlo de forma sencilla en noCRM.io:

Herramientas para seguimiento de ventas

Software de prospección comercial

Existen muchos programas informáticos para que los equipos de ventas realicen un seguimiento de su prospección comercial. Los equipos pueden recurrir a sofisticados CRM, pero a menudo son complicados de utilizar y no se adaptan a las necesidades de los representantes de ventas, que pueden no utilizar todas sus funcionalidades o pueden requerir formación adicional para utilizarlo.

noCRM.io ha sido especialmente diseñado para la prospección de ventas: es sencillo de utilizar y a la vez cuenta con todas las funcionalidades necesarias para realizar un buen seguimiento de las acciones de ventas. 

En noCRM.io ofrecemos una prueba gratuita para probar el software antes de comprarlo. El software viene en tres ediciones diferentes, puedes elegirlo de acuerdo con tus necesidades.

Haz más que un seguimiento de la actividad de ventas con noCRM.io

Optar por un software de prospección de ventas que reúna todos tus datos en un cuadro de mandos sencillo e intuitivo es la garantía de un seguimiento eficaz y personalizado. 

En noCRM.io, ponemos a disposición de los comerciales numerosas funcionalidades especialmente diseñadas para tus necesidades. 

Desde la creación de oportunidades hasta el análisis de tus datos y la planificación de tus próximas acciones, noCRM.io está diseñado para acompañarte a lo largo de tus acciones de prospección de ventas hasta el seguimiento. Descubre aquí todas las funcionalidades del software en detalle.El rastreador de la actividad de ventas forma parte de la continuidad de tus acciones comerciales: como garantía real del buen funcionamiento de tu prospección, debe actualizarse a medida que avanza.  Es imprescindible para evaluar tus acciones, te permitirá desarrollar tu estrategia o confirmar las elecciones realizadas. Acompañarse de un software de prospección comercial te hará ganar un tiempo valioso al automatizar ciertas tareas.


Preguntas frecuentes

¿Qué es el seguimiento de ventas?

Se trata de las acciones de planeación y monitoreo de las diferentes etapas del proceso comercial. El objetivo es verificar que el equipo de ventas esté cumpliendo con los objetivos definidos y analizar el éxito de las estrategias actuales.

¿Por qué es importante el seguimiento de ventas?

Es un proceso importante porque permite tener una visión completa y acertada del desempeño del equipo de ventas. Esta visión permite identificar la manera cómo los leads avanzan en el proceso comercial y diseñar estrategias basadas en este comportamiento para mejorar los resultados. 

¿Cómo elegir una herramienta para el seguimiento de ventas?

Para elegir un software para el seguimiento de ventas de tu empresa, debes tener en cuenta las necesidades reales de tu equipo. Además, será importante que sea fácil de usar y ofrezca un periodo gratuito para que puedas probar sus funcionalidades. Si cuentas con una pyme de 1 a 100 vendedores, te recomendamos probar noCRM.io.