Un error común sobre las ventas es creer que la mayor parte del trabajo se realiza en llamadas o correos electrónicos de prospección. La mayoría de consejos y capacitaciones se enfocan en esto. Y, también, es donde los recién llegados a la industria suelen tropezar, porque la verdadera magia sucede en el seguimiento en ventas.
Cuando lo piensas, tiene sentido. No todos los días leads están listos para comprometerse en la primera llamada o punto de contacto. Mucho menos en el panorama empresarial hiper-saturado de hoy, donde siempre hay otra oferta a la vuelta de la esquina. El seguimiento en ventas es el punto en el proceso de ventas donde los vendedores capacitados transforman las muestras de interés en decisiones, se construyen relaciones y, a menudo, se cierran los negocios.
Pero que sea importante no significa que sea fácil. Los seguimientos pueden ser un gran punto crítico. Los vendedores necesitan mantener un equilibrio delicado. Si te muestras demasiado agresivo, te arriesgas a alejar al prospecto. Pero, si eres demasiado pasivo, corres el riesgo real de perder la oportunidad por completo, ya sea porque pierdan interés en tu oferta o por un competidor.
En el siguiente artículo, nos sumergiremos en el mundo del seguimiento en ventas. Te presentaremos estrategias, ideas sobre el timing y una perspectiva equilibrada sobre cómo nutrir clientes potenciales de manera efectiva y lograr resultados más exitosos.
El arte del seguimiento en ventas con noCRM
Una buena estrategia de seguimiento es un proceso cohesivo y multifacético que comprende varios momentos clave. Y cada etapa requiere su propio enfoque. Cada punto de contacto es una oportunidad potencial para acercar el negocio a su cierre. Pero también es una oportunidad de cometer un error y dañar las posibilidades de un cierre exitoso.
Lo básico primero: actividades de ventas
La parte más importante de construir una estrategia de seguimiento en ventas ocurre incluso antes del primer contacto. Se trata de diseñar las actividades de ventas que tu equipo utilizará como guía durante todo el proceso.
Los equipos más exitosos, sin importar la empresa a la que pertenezcan, tienen algo en común: siguen un plan claro y trabajan como una unidad cohesionada.
Dependiendo del producto o servicio que ofrezcas, tus actividades de ventas pueden variar. No existe una fórmula universal que funcione para todos. Por eso, contar con herramientas tecnológicas adecuadas puede marcar una gran diferencia.
Definir actividades y contactar prospectos con noCRM
En noCRM, la gestión de leads se organiza en torno a varios elementos clave: las etapas del pipeline, los estados de las tareas y las actividades comerciales. Esta estructura clara te permite tener mayor visibilidad sobre cada oportunidad y realizar un seguimiento más preciso.
Gracias a esta organización, sabes exactamente en qué punto se encuentra cada prospecto y qué acción debes realizar a continuación.
Etapas del pipeline
El pipeline representa las distintas fases por las que pasa un lead dentro del proceso de ventas. Algunas de las etapas más habituales son:
- Por calificar: el lead ha sido identificado, pero aún debe evaluarse su potencial.
- Calificado: el prospecto cumple con los criterios para avanzar.
- En negociación: existen conversaciones activas para cerrar el trato.
- Ganado: el lead se ha convertido en cliente.
Cada etapa refleja el nivel de avance en el proceso comercial. Además, puedes personalizar tu pipeline en noCRM para que se adapte perfectamente a tu metodología de ventas.
Estados del lead
Para cada lead se planifican actividades que impulsan la relación comercial. Estas actividades cuentan con distintos estados que indican el progreso del lead:
- Por hacer: tareas pendientes, como una llamada o un correo.
- En espera: actividades programadas para más adelante.
- Ganado: oportunidad cerrada con éxito.
- Perdido: oportunidad perdida frente a un competidor.
- Cancelado: proceso interrumpido sin cierre.
Estos estados te ayudan a priorizar tus esfuerzos y a concentrarte en las oportunidades con mayor potencial.
Actividades comerciales
Las actividades comerciales son las acciones concretas que realizas para avanzar dentro del pipeline, como por ejemplo:
- Llamadas telefónicas para establecer contacto directo.
- Reuniones presenciales o virtuales para profundizar la conversación.
- Envío de correos electrónicos para compartir información o dar seguimiento.
- Demostraciones del producto o servicio.
Todas estas actividades pueden personalizarse dentro de tu cuenta de noCRM, lo que permite adaptar la herramienta a tu estilo de venta y a las necesidades de tu equipo.
De esta manera, noCRM facilita la creación y gestión de actividades alineadas con tu proceso comercial, ayudándote a mantener la consistencia, mejorar la organización y aumentar las probabilidades de cierre.
El primer contacto: Estableciendo el tono
El primer seguimiento, que generalmente se realiza por correo electrónico o llamada, debe ocurrir poco después del contacto inicial. Tu enfoque variará según cómo haya sucedido ese primer contacto. Después de todo, no tiene sentido hacer un seguimiento con una llamada si en el correo dijiste que enviarías una propuesta.
Sin importar el canal de comunicación inicial, enfócate en establecer el tono para la relación. No se trata solo de recordarle al prospecto que existes, sino de comenzar a agregar valor desde el principio. Resume los puntos clave que discutieron en el contacto inicial, proporciona cualquier información adicional necesaria y propón próximos pasos.
Todo esto contribuirá en gran medida a consolidar la idea de que eres una empresa confiable y creíble para construir una relación. El tono ideal debe ser profesional pero a la vez cálido y accesible, demostrando que no solo te interesa la venta, sino también establecer una conexión de largo plazo.
Recuerda: la importancia del seguimiento oportuno
Olvídate de los seguimientos si no agregas valor. El objetivo es brindar información útil al prospecto y mantenerlo interesado en tu oferta.
Utiliza recordatorios automatizados para evitar olvidos. La mejor manera de asegurarte de realizar seguimientos oportunos es utilizar herramientas que te envíen notificaciones cuando sea el momento adecuado.
Los recordatorios deben ser específicos y detallados. Para aprovechar al máximo los recordatorios automatizados, asegúrate de que incluyan información relevante sobre el negocio en cuestión. Por ejemplo:
- Puntos clave discutidos.
- Necesidades del prospecto.
- Próximos pasos propuestos.
noCRM te permite hacer exactamente eso, pero también va un paso más allá. Con noCRM, las notificaciones de seguimiento son obligatorias. Si el negocio no se ha marcado como perdido o ganado, recibirás una notificación. Esto hace que sea prácticamente imposible olvidarse de hacer un seguimiento, ya que cada actividad vendrá con su propio recordatorio. Aquí puedes ver cómo luce esto en la práctica:
Comunicación continua: manteniendo el interés del lead
En un mundo ideal, cada seguimiento en ventas tendría una respuesta optimista de inmediato. Desafortunadamente, no vivimos en un mundo ideal. Y la realidad de la situación es que muchas veces, tu correo o llamada de seguimiento se encontrará con un silencio ensordecedor.
Si esto sucede, no te desesperes. Todo es parte del proceso, y de hecho, se puede ver de manera positiva. Pues te da la oportunidad de agregar aún más valor y mantener al lead lo más interesado posible.
Puede ser tentador querer ponerte en contacto de inmediato. Pero no sigas tu primer instinto de enviar una continuación inmediata de tu comunicación al día siguiente. En la mayoría de los casos, eso solo servirá para irritar al lead y arruinar cualquier posibilidad de que tenga una asociación positiva con tu empresa. Ten fe en el valor agregado de tu oferta y en tu propia fuerza como vendedor. Deja que la cadena de mensajes se cocine a fuego lento unos días antes de volver a entrar.
Y cuando hagas un seguimiento nuevamente, asegúrate de concentrarte principalmente en agregar valor. Esta es una parte realmente delicada del proceso incluso para los vendedores más experimentados. Sin embargo, el objetivo sigue siendo el mismo para todos: generar confianza compartiendo información útil. La información puede tomar diferentes formas, desde un artículo interesante o un estudio de caso hasta una invitación a un webinar.
El concepto central en el que debes concentrarte es ser útil, sin vender. No tengas miedo de enviar algunos de estos mensajes si el primero no recibe respuesta. Pero siempre recuerda no bombardear al lead y dejar al menos uno o dos días entre las comunicaciones.
Aprovechando las herramientas tecnológicas
Una vez más, las herramientas tecnológicas están de tu lado en este punto del proceso. Probablemente habrás movido a tu lead a una etapa determinada en tu embudo de ventas. Estará en algún lugar después del seguimiento inicial pero antes de una mayor demostración de interés. Para asegurarte de mantenerte organizado entre múltiples leads en diferentes etapas, es vital que tu CRM tenga una forma intuitiva y sencilla para mover las oportunidades a través de las etapas.
Conoce lo fácil que es hacer eso con noCRM:
Elevando el interés del lead
Una o dos semanas después del contacto inicial es un momento crucial en el proceso de ventas. Si el lead no ha respondido a tus primeros 2 o 3 seguimientos, lo más probable es que el negocio se haya perdido. Es una mala noticia, pero es parte de la vida en el mundo de las ventas. Y no necesariamente significa que debas rendirte por completo.
Puedes seguir comunicándote esporádicamente y aportando valor, pero debes estar preparado para aceptar que quizás no llegue a ningún lado. Y probablemente también querrás dedicar tu tiempo a oportunidades más prometedoras en tu embudo de ventas.
Por otro lado, suponiendo que el lead haya respondido positivamente a uno de tus intentos de seguimiento en ventas, ahora es el momento de ponerte serio. Tu trabajo en esta etapa es elevar el interés del lead tanto como sea posible. Después de todo, ya sabes que hay interés, por eso, necesitas hacer tu oferta lo más atractiva posible para aumentarlo.
Este es el momento perfecto para un enfoque de seguimiento más personalizado. Hay varias formas de hacerlo, y el método que elijas variará según tu industria y el producto o servicio que vendas. Sin embargo, dos de las técnicas más comunes incluyen una demostración personalizada o una propuesta detallada que aborde las necesidades específicas del lead.
Cada una de estas opciones requiere tiempo, por supuesto, pero está bien. Invertir tiempo en esta etapa probablemente dará frutos cuando el negocio finalmente se cierre.
Elevar el interés se trata de demostrar que estás haciendo seguimiento y que estás profundamente comprometido con brindar soluciones. Puedes esperar haber construido cierto grado de confianza en este punto de la relación, y es hora de comenzar a aprovechar esa confianza para impulsar un resultado de ventas exitoso.
El acto final: acercándose al cierre
A medida que sigues generando confianza y agregando valor a lo largo de los días y semanas posteriores a tu contacto inicial, es hora de ponerte serio y comenzar a pensar en cerrar el negocio. En este punto, todos tus seguimientos deben empujar suavemente al lead hacia una decisión. No es momento para titubear. Si crees en la confianza que has creado y en la oferta que has diseñado para responder a los problemas únicos del lead, necesitas ser audaz y más agresivo en la forma en que presentas esa solución. Identificar claramente el problema que enfrenta el prospecto es fundamental para que tu propuesta sea percibida como relevante y efectiva.
Al mismo tiempo, es importante que no muestres falta de respeto por el proceso de toma de decisiones del lead. Todos tomamos decisiones comerciales de manera diferente. Y aunque la indecisión podría demostrar una falta de confianza en un lead, bien podría significar que otro simplemente está interesado en tomarse el tiempo que necesita para estar seguro de la elección que está tomando. Pero es posible respetar su propio proceso sin dejar de comenzar a pedir su negocio de manera más directa.
Para comunicarte de manera más efectiva sobre tu producto o servicio, enfoca tus mensajes en responder preguntas frecuentes o resolver dudas de tus clientes. Utiliza un lenguaje que sugiera soluciones o conclusiones, ya que esto puede facilitar la comprensión y confianza en lo que ofreces.
Continúa agregando valor y abordando sus inquietudes, pero presiona cada vez más a medida que te acercas al cierre del trato. Este también puede ser un buen momento para aprovechar cualquier autoridad de descuento que puedas tener dentro de tu organización. A menudo, un empujón final es todo lo que se necesita para convertir a un cliente potencial candente en un trato cerrado. Recuerda que los KPIs del seguimiento ventas deben incluir la tasa de conversión y el tiempo del ciclo de venta para medir la efectividad del proceso.
Conclusión
El seguimiento en ventas ofrece un mundo de potencial a los vendedores, pero también está repleto de posibles trampas. Desde ser demasiado agresivo en las primeras etapas antes de que se haya agregado valor o se haya construido confianza, hasta ser demasiado pasivo una vez que el lead muestra signos de querer cerrar. Hay innumerables formas de tropezar y perder oportunidades de negocio.
Pero al dividir el proceso en etapas accionables, cada una con su propio conjunto de desafíos, podrás mantenerte enfocado en el panorama general. Y así, generar resultados más exitosos de los clientes potenciales con los que tratas.
El soporte tecnológico es crucial en el mundo empresarial de hoy. Para mejorar tus seguimientos, es esencial contar con un buen CRM. NoCRM te ayuda creando tareas de ventas únicas, automatizando recordatorios y moviendo clientes potenciales a través del embudo de ventas. Ofrece funciones sencillas y eficaces para ayudar a los vendedores en cualquier etapa de su carrera a cerrar más negocios.
