CRM en Excel: ¿es productivo o deberías cambiar a un software de gestión de leads?

El concepto de CRM en Excel ha existido desde hace mucho tiempo y no se puede negar que este popular software de hojas de cálculo facilita la gestión de todo tipo de datos. En la mayoría de los casos, usar Excel como alternativa de un CRM es la opción preferida para muchas empresas emergentes y pequeñas empresas con recursos limitados. El software ofrece funciones básicas para ingresar y rastrear datos de prospectos, crear gráficos y utilizar fórmulas para realizar cálculos rápidos.

Sin embargo, a medida que tu negocio crece, te encontrarás necesitando características adicionales y funcionalidades más avanzadas. A pesar de los beneficios que ofrece el CRM en Excel, depender únicamente de él pronto mostrará sus limitaciones. Por eso deberías considerar la adopción de un software más especializado y personalizado. Un software que ofrezca muchas más características y funcionalidades de las que un CRM en Excel podría ofrecer, permitiéndote agilizar las tareas diarias, trabajar de manera más productiva y mantener toda tu información organizada en un solo lugar fácil acceso.

Las limitaciones de CRM en Excel para la gestión de leads

Una de las principales ventajas de Excel es su facilidad de uso. Todos pueden familiarizarse con el software; no hay una curva de aprendizaje empinada para dominar lo básico. Eso significa que cualquier proceso de incorporación que incluya Excel no necesita ser extenso.

La mayoría de las personas aprenden lo básico de Excel mientras están en la escuela o la universidad. Se sienten cómodos con el software cuando se mudan al lugar de trabajo. En términos de ventas, es bastante fácil crear una estructura básica, agregar clientes potenciales e incluir información sobre ellos.

Sin embargo, pronto te encontrarás con limitaciones para la gestión de leads. El software funciona adecuadamente para algunas ventas aquí y allá. Pero como un proceso definitivo para mover leads a través de un pipeline, se encuentra en problemas. Ciertas acciones que son importantes para los vendedores no están incluidas en Excel.

Otros obstáculos

• Demasiado ingreso manual de datos

El CRM en Excel se puede usar para muchas tareas, pero los representantes de ventas tendrán que realizarlas todas manualmente. Los datos que deseas almacenar en una hoja de cálculo deben ser ingresados por los representantes de ventas, lo cual puede volverse muy laborioso cuando el volumen de datos de clientes aumenta exponencialmente. Las tareas diarias de ingreso manual de datos pueden quitar tiempo importante a los vendedores, drenar su energía y dar lugar a errores humanos.

• Coste de tiempo para los vendedores

Gestionar prospectos y leads en un CRM en Excel no es lo único que les cuesta tiempo a los representantes de ventas. Hay muchos más ejemplos, como crear gráficos de visualización de datos, informes de ventas y análisis, generar facturas para cada cliente. Todo esto solo añade frustración a los vendedores, lo que nuevamente resulta en confusión y errores.

• Falta de colaboración en tiempo real

Si estás gestionando múltiples leads entre varios representantes de ventas, prepárate porque casi no hay posibilidades para la colaboración en tiempo real. Claro, puedes compartir documento de Excel, pero ¿colaboración en tiempo real? Excel no permite que varios usuarios trabajen en la misma hoja de cálculo al mismo tiempo. Uno podría argumentar, "pero Google Sheets sí lo permite". Sí, Google Sheets lo permite, pero tiene menos funcionalidades y se carga más lentamente cuando el documento se vuelve voluminoso. Si eres un representante de ventas que necesita ingresar datos en Excel, tendrías que esperar tu turno hasta que el otro representante de ventas termine.

• Falta de escalabilidad y visibilidad

A medida que tu empresa crece y aumentan los clientes, un CRM en Excel pronto se vuelve insuficiente. Por ejemplo, Excel no te dirá nada sobre las oportunidades de ventas adicionales para un cliente en particular, o cuándo deberías hacerles una llamada de seguimiento. Esto significa perder dichas oportunidades. Además, los representantes de ventas necesitan manejar varios leads a la vez, y tener un sistema de notificaciones para recordarles reuniones y llamadas es vital.

No Necesitas un CRM

Muchas empresas cometen el error de pasar directamente de Excel a un software de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM).

Si bien el software de CRM puede administrar leads, como Excel, no está especializado. Pasar a un CRM es un poco como correr antes de que puedas caminar. Un software de CRM es mucho más avanzado y es una solución todo en uno para empresas que tienen múltiples actividades. Lo que las pequeñas empresas necesitan es un punto intermedio entre el software de CRM y Excel. El objetivo de una pequeña empresa es aumentar los ingresos y expandir su base de clientes. Un software de CRM, como sugiere el nombre, está mejor diseñado para mantener buenas relaciones con los clientes, en lugar de adquirir nuevos.

Pasar a un CRM es un poco como correr antes de que puedas caminar

Los vendedores no disfrutan usando un software CRM debido a su dependencia en el ingreso de grandes cantidades de datos. Si elige un CRM, no se sorprenda al ver que sus comerciales regresan a Excel, ya que piensan que es más fácil y mucho más práctico.

Cuando llega el momento de pasar a un nuevo sistema, las transiciones más suaves son a otro software que se centra en la simplicidad. No le dé a sus comerciales algo que sea complicado: el salto será demasiado lejos y es poco probable que lo usen.

Software de Gestión de Leads como un Reemplazo de Excel

Como mencionamos anteriormente, Excel tiene muchas ventajas, pero su incapacidad para realizar múltiples tareas e integrarse con otras aplicaciones puede disuadir fácilmente a los vendedores. Vivimos en una cultura de conectar y usar, donde varias soluciones de software se integran sin problemas entre sí.

Una vez que tu empresa haya alcanzado un nivel de crecimiento constante, necesitará un sistema diseñado específicamente para ventas. No algo genérico que solo funcione cuando estás empezando tu nuevo negocio.

Las startups y las PYMES están mejor al recurrir al software de gestión de leads. Está diseñado pensando en los vendedores, por lo que se sienten más animados a usarlo. La razón: porque mantiene las cosas simples y siempre se enfoca en la próxima acción.

La mayoría del software de gestión de leads es ahora SaaS (software como servicio), lo que significa que es fácilmente accesible, y los equipos de ventas y los gerentes tienen acceso a todo el pipeline.

Aquí tienes algunos de los beneficios que un software de gestión de leads como noCRM te proporcionará.

Administra prospectos de manera eficiente

Al igual que Excel, noCRM también tiene sus propias hojas de cálculo. Diseñadas para revolucionar tu flujo de trabajo, ofrecen una versatilidad y eficiencia sin igual.

Se acabaron los días de malabarear prospectos y leads calificados en una única hoja de cálculo caótica. Con noCRM, puedes separar de manera perfecta los prospectos (o prospects - en listas de prospección) y los leads calificados (en pipelines), permitiendo procesos dirigidos y eficientes para cada uno.

En noCRM, puedes personalizar completamente las columnas de las listas de prospección y navegar entre los prospectos con facilidad. Además, con la capacidad de agregar comentarios, registrar actividades e incluso iniciar llamadas o enviar correos electrónicos directamente desde la plataforma, mantenerse organizado nunca ha sido tan fácil.

Oh, y si estás utilizando Excel en este momento, no temas. Importar tus leads existentes a noCRM es un proceso sencillo. Echa un vistazo a nuestro video tutorial para obtener una guía paso a paso.

Personaliza tu proceso de ventas

Administrar múltiples procesos de ventas y actividades en Excel puede convertirse rápidamente en caos. Con un software de gestión de leads como noCRM, obtendrás procesos de ventas personalizados y una eficiencia optimizada.

Con noCRM, crear y registrar actividades de ventas es muy sencillo. Puedes crear tus propias actividades de ventas y personalizar los pipelines para que se ajusten a tu proceso de ventas único. Todo lo que tienes que hacer después es registrar las actividades con un clic y arrastrar y soltar tus leads de una etapa del pipeline a la siguiente.

¿El resultado? Un equipo más eficiente, equipado con las herramientas que necesitan para tener éxito.

Mantente un paso adelante de tus leads

Como vendedor, necesitas conocer el siguiente paso, por eso es esencial tener una herramienta que administre fácilmente varios leads al mismo tiempo. Esto permite tanto a los gerentes de ventas como a los representantes de ventas tener una visibilidad clara sobre qué acción se debe tomar. Las posibilidades de perder un lead importante se reducen significativamente.

Cada lead en noCRM viene con una próxima acción, asegurando que nada se escape. Establece recordatorios para las próximas tareas y define la próxima actividad de ventas con facilidad. Con una visibilidad clara sobre los leads prioritarios y recordatorios automatizados, las oportunidades perdidas se convierten en cosa del pasado.

Intégrate con tus herramientas favoritas y centraliza los datos

Otra característica poderosa que falta en Excel es la integración con tus herramientas favoritas. Con una herramienta como noCRM, puedes integrarte sin problemas con tus herramientas de ventas favoritas, desde sistemas VOIP hasta proveedores de correo electrónico y más allá.

Al centralizar tus datos en una plataforma cohesiva, noCRM optimiza los flujos de trabajo y aumenta la productividad. Automatiza tareas fastidiosas, envía correos electrónicos y realiza llamadas directamente desde una sola herramienta y recupera tiempo valioso para lo que realmente importa: cerrar tratos.

Trabaja desde cualquier lugar con una aplicación móvil

noCRM.io también cuenta con una aplicación móvil para que los datos puedan ser accedidos desde cualquier lugar y los leads puedan ser gestionados en cualquier momento. Esto es necesario teniendo en cuenta el tiempo que los representantes pasan sobre el terreno. Los representantes de ventas pueden responder y comunicarse personalmente con leads en cualquier momento.

No CRM en Excel, no CRM, sólo software de gestión de leads

La mejor manera de saber si nuestro software de gestión de leads es el ajuste perfecto para su empresa es probando el servicio. noCRM.io ofrece una prueba gratuita por 15 días. Es tiempo suficiente para familiarizarse e implementar el servicio en su configuración. Y lo mejor, es que importa a la perfección todos los leads originales en los que estaba trabajando en Excel.

Solo piense en esto como una continuación de sus hojas de cálculo de Excel iniciales, solo que es un sistema diseñado específicamente para la gestión de leads, y está centralizado para el proceso de ventas.

¿Por qué no comenzar con una prueba y ver que ambos pueden beneficiarse de la facilidad de uso de Excel y los recursos de CRM?

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