CRM Excel: Que CRM Deve Escolher para Substituir o Excel?

O conceito de CRM em Excel existe há muito tempo e não há como negar que este popular software de planilhas facilita muito a gestão de diversos tipos de dados. Na maioria dos casos, usar o Excel como alternativa ao CRM é a opção preferida por muitos pequenos empresários que estão começando e possuem recursos limitados. O software oferece funções básicas para inserir e rastrear dados de prospects, criar gráficos e tabelas, e usar fórmulas para realizar cálculos rápidos.

No entanto, à medida que o seu negócio cresce, você perceberá a necessidade de recursos adicionais e funcionalidades mais avançadas. Apesar de todos os benefícios que o CRM em Excel oferece, depender exclusivamente dele logo mostrará suas limitações. É por isso que os pequenos empresários devem considerar adotar um software personalizado e especializado. Um software que ofereça muito mais recursos e funcionalidades do que o CRM Excel poderia oferecer – um que permita agilizar as tarefas diárias, trabalhar de forma mais produtiva e manter todas as suas informações organizadas em um lugar de fácil acesso.

Chegará um momento em que o CRM em Excel não será mais suficiente para uma organização em crescimento. Nesse ponto, é hora de migrar para um software melhor.

Limitações do CRM Excel para gerenciamento de leads

Uma das grandes vantagens do Excel é que é fácil de usar. Qualquer um pode se familiarizar com o software; não é preciso muita formação para dominar as bases do sistema. A maioria das pessoas aprende a usar o Excel na escola ou na faculdade, pero que ao chegar num ambiente de trabalho, já estão confortáveis com o uso do sistema. No âmbito das vendas, é fácil criar uma estrutura básica, criar leads e adicionar informação sobre eles.

O software funciona bem para vendas pontuais, mas quando já temos um processo de vendas bem definido num funil de vendas, aparecem entraves. Certas ações que são importantes para os vendedores não existem no Excel.

Alguns desafios

• Demasiado Trabalho Manual de Inserção de Dados

O CRM em Excel pode ser utilizado para muitas tarefas, mas os representantes de vendas terão que realizá-las todas manualmente: os dados que você deseja armazenar em uma planilha devem ser inseridos manualmente pelos representantes. Isso pode se tornar demorado à medida que o volume de dados dos clientes aumenta. As tarefas diárias de inserção manual de dados podem consumir tempo valioso dos representantes de vendas, gastar sua energia e aumentar a possibilidade de erros humanos.

• Perda de Tempo para os Vendedores

Gerenciar prospects e leads no CRM Excel não é a única atividade que custa tempo aos representantes de vendas. Existem muitos outros exemplos: criar gráficos de visualização de dados, relatórios de vendas e análises, gerar faturas separadamente para cada cliente. Isso só aumenta a frustração dos vendedores, resultando em confusão e erros.

• Falta de Colaboração em Tempo Real

Se você está gerenciando múltiplos leads entre vários representantes de vendas, prepare-se, pois há pouca ou nenhuma possibilidade de colaboração em tempo real no CRM Excel. Claro, você pode compartilhar arquivos do Excel, mas colaboração em tempo real? O Excel não permite que vários usuários trabalhem na mesma planilha ao mesmo tempo. Poderíamos pensar: "Ah, mas o Google Sheets permite isso". Sim, é possível fazê-lo com o Google Sheets, mas tem menos recursos e carrega mais lentamente quando o arquivo fica mais pesado. Se você é um vendedor que precisa inserir dados no Excel, terá que esperar sua vez até que o outro representante de vendas termine.

• Falta de Escalabilidade e Visibilidade

Com o crescimento da sua empresa e o aumento do número de clientes, o CRM em Excel logo se torna insuficiente. Por exemplo, o Excel não é capaz de informar sobre oportunidades de upsell para um determinado cliente ou de lembrar quando você deve fazer uma chamada de follow-up, o que leva à perda dessas oportunidades. Além disso, os representantes de vendas precisam gerenciar vários leads ao mesmo tempo, e ter um sistema de notificações para lembrá-los de reuniões e chamadas é vital. É fácil para os representantes adicionarem seus leads ao Excel, mas sem notificações eles acabam perdendo de vista esses leads quando outras reuniões e tarefas se tornam prioritárias.

Você não precisa de um CRM

Chegou o momento que o Excel não é suficiente para as sua equipe de vendas. O próximo passo é encontrar uma solução que responda às suas necessidades. Muitas empresas fazem logo a transição de um Excel para um sistema de gestão da relação com o cliente (CRM). Embora os CRM permitam gerenciar leads, como o Excel, não foram pensados para isso.

Mudar para um CRM tradicional pode ser um verdadeiro desafio

O CRM foi pensado para cuidar do relacionamento com os clientes, não para ajudar a adquirir novos clientes. Os vendedores não gostam de usar um CRM, pois é um sistema no qual é necessário inserir muitos dados. Se optar por um CRM, não se surpreenda se vir que os seus vendedores continuam a usar o Excel, pois é bem mais fácil e prático no dia a dia.

Quando chegar a hora de passar para outro sistema, a melhor coisa que poderá fazer será escolher um software simples. Não obrigue os seus vendedores a trabalharem com um sistema complexo -- será uma transição muito radical e o mais provável é que eles não o utilizem.

Software de Prospecção de Clientes para Substituir o Excel

O Excel tem muitas vantagens, mas o fato que permita fazer tantas coisas pode ser contra-produtivo. Vivemos numa cultura de plug-and-play, onde vários software podem se integrar facilmente entre eles.

Uma vez que a sua empresa já atingiu um estado de crescimento constante, irá precisar de um sistema desenhado e pensado para os vendedores, e não algo genérico que só funciona bem quando está lançando um negócio.

A melhor coisa que uma Startup ou uma pequena empresa pode fazer, é implementar um software de gerenciamento de funil de vendas. São sistemas desenhados e pensados para vendedores, pelo que se sentem mais cômodos usando-os. Explicação: são simples e estão focados na próxima etapa.

A maioria dos sistemas de gerenciamento de funil de vendas são em SaaS (software as a service), o que significa que são facilmente acessíveis, e que não precisa pagar logo por um ano completo de utilização do sistema.

Aqui estão alguns dos benefícios que um software de prospecção de clientes como a noCRM lhe oferecerá.

Gerencie Prospects de Forma Eficiente

Assim como o Excel, a noCRM também possui suas próprias planilhas. Projetadas para revolucionar seu fluxo de trabalho, elas oferecem versatilidade e eficiência incomparáveis.

Com a noCRM, você pode separar de forma perfeita os prospects (em listas de prospecção) e os leads qualificados (em pipelines), possibilitando processos direcionados e simplificados para cada um.

Na noCRM, você pode personalizar totalmente as colunas das listas de prospecção e navegar entre os prospects com facilidade. Além disso, com a capacidade de adicionar comentários, registrar atividades e até mesmo iniciar chamadas ou enviar e-mails diretamente da plataforma, manter-se organizado nunca foi tão fácil.

Ah, e se você estiver usando o Excel no momento, não se preocupe. Importar seus leads existentes para a noCRM é um processo simples. Confira nosso vídeo tutorial para um guia passo a passo.

Personalize seu Processo de Vendas

Gerenciar múltiplos processos de vendas e atividades no Excel pode rapidamente se tornar caótico. Com um software de prospecção de clientes como a noCRM, você terá processos de vendas personalizados e maior eficiência.

Com a noCRM, criar e registrar atividades de vendas é fácil. Você pode criar suas próprias atividades de vendas e personalizar pipelines para corresponder ao seu processo de vendas único. Tudo o que você precisa fazer depois é registrar as atividades em um clique e arrastar seus leads de uma etapa do pipeline para a próxima.

O resultado? Uma equipe mais eficiente, equipada com as ferramentas necessárias para ter sucesso.

Sempre Conheça os Próximos Passos

Como vendedor, você precisa saber qual é o próximo passo, por isso é essencial ter uma ferramenta que gerencie facilmente vários leads ao mesmo tempo. Isso permite ter uma visibilidade clara sobre que ação precisa ser tomada. As chances de perder um lead importante são significativamente reduzidas.

Cada lead na noCRM vem com uma próxima ação, garantindo que nada passe despercebido. Defina lembretes para tarefas futuras e defina a próxima atividade de vendas com facilidade. Com visibilidade clara sobre leads prioritários e lembretes automáticos, as oportunidades perdidas são coisa do passado.

Integre com suas Ferramentas Favoritas e Centralize Dados

Outra poderosa funcionalidade ausente do Excel é a integração com suas ferramentas favoritas. Com uma ferramenta como a noCRM, você pode integrar perfeitamente com suas ferramentas de vendas favoritas, desde sistemas de VOIP até provedores de e-mail e além.

Ao centralizar seus dados em uma plataforma, a noCRM simplifica os processos e aumenta a produtividade. Automatize tarefas, envie e-mails e faça chamadas diretamente de uma única ferramenta e libere um tempo valioso para o que realmente importa: concluir vendas.

Trabalhe em Qualquer Lugar com um Aplicativo Móvel

A noCRM.io também possui um aplicativo móvel para que os dados possam ser acessados de qualquer lugar e os leads possam ser gerenciados a qualquer momento. Isso é necessário devido ao fato de muitos representantes passarem o tempo em movimento. Os representantes de vendas podem literalmente comunicar com os leads em qualquer lugar.

Teste por si o software prospecção de clientes

A melhor forma de saber se o seu sistema de prospecção de clientes é ideal para a sua empresa, é fazendo um teste.

A no CRM.io propõe um teste grátis de 15 dias, suficiente para personalizar o sistema às suas necessidades e ter uma ideia do seu funcionamento. Ah, e também poderá importar os leads que já tinha no seu Excel!

Pense que está dando continuidade ao seu trabalho realizado numa planilha Excel, mas em um sistema desenhado especificamente para gerenciamento de leads - e centrado no seu processo de vendas.

Porque não começar um teste agora para ver como poderá beneficiar da facilidade de um Excel em conjunto com recursos de um CRM?

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