Conteúdo :
- Introdução
- O que é uma ferramenta de prospecção de clientes?
- Recursos essenciais em uma ferramenta de prospecção
- Por que usar uma ferramenta de prospecção de clientes?
- Como escolher a ferramenta ideal de prospecção de clientes?
- Medindo o ROI da ferramenta de prospecção de clientes
- Melhores ferramentas para gestão de leads
- Nosso ponto de vista - filosofia do noCRM.io
Introdução
Por que investir em um software de gestão de leads, em uma ferramenta de prospecção de clientes? Uma simples planilha do Excel com separadores para contatos, empresas e oportunidades de negócio já não cumpriria esse papel?
Antigamente, uma planilha Excel parecia ser o suficiente para lidar com um baixo volume de prospects e leads “frios”. Mas a realidade é que, para impulsionar o crescimento dos negócios, as empresas precisam gerar cada vez mais leads e aumentar as interações com eles. Gerenciar milhares de contatos e oportunidades com uma planilha pode ficar extremamente desafiador conforme a empresa vai crescendo. É aí que entra uma boa ferramenta de prospecção de clientes.
Uma ferramenta de prospecção de clientes tem como objetivo simplificar o gerenciamento de prospecção e relacionamento comercial, digitalizar os processos de vendas e, é claro, aumentar o volume de negócios. No entanto, é importante escolher a ferramenta certa, especialmente para pequenas e médias empresas com equipes de vendas relativamente pequenas. Software complexos e caros, como Salesforce, SAP ou Microsoft Dynamics, podem ser adequados para grandes empresas, mas não são a melhor opção para equipes de vendas menores.
Muitos CEOs e gestores reclamam que esses tipos de CRM nunca estão atualizados e que os vendedores só atualizam o sistema imediatamente antes das reuniões de vendas, transformando-o em uma ferramenta de relatório, em vez de uma ferramenta de trabalho diário. Portanto, é essencial escolher um software de gestão de leads que simplifique verdadeiramente os processos de negócios, liberando o tempo da equipe de vendas para tarefas de maior valor agregado. Vamos começar pelo princípio.
O que é uma ferramenta de prospecção de clientes?
Uma ferramenta de prospecção de clientes serve para facilitar o trabalho de um representante de vendas, tornando a gestão das tarefas diárias repetitivas mais simples. Ela ajuda a acompanhar o progresso dos negócios em andamento, criar novas oportunidades, lembrar o vendedor das próximas ações a serem tomadas (enviar um e-mail, fazer uma chamada telefônica, fazer o acompanhamento de um prospect, participar de uma reunião com um cliente) e acessar o histórico de contatos de um lead.
Essa ferramenta existe principalmente para fazer o trabalho do representante de vendas mais eficiente e organizado. Além disso, ela também possibilita que o gestor de vendas acompanhe melhor o pipeline de vendas atual e supervisione sua equipe de forma mais eficaz.
Ferramenta de prospecção de clientes vs. CRM: entenda as diferenças
Evite confundir uma ferramenta de prospecção de clientes com um software de CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente em português). Enquanto a ferramenta de prospecção de clientes é voltada exclusivamente para equipes de vendas, o CRM tem um escopo muito mais amplo, abrangendo suporte, marketing e gestão de clientes. A ferramenta de prospecção de clientes pode ser considerada um software de gestão de prospects, ou uma forma de "pré-CRM" para equipes de vendas. Ela faz a gestão dos leads e, depois de convertidos, os envia automaticamente para o CRM.
Recursos essenciais em uma ferramenta de prospecção
O objetivo do representante de vendas é transformar prospects em leads e, por fim, em clientes. Isso envolve saber o momento ideal para dar continuidade em um contato, lembrar em que ponto a conversa parou na fase anterior e como conduzi-los ao fechamento do negócio.
Uma ferramenta eficiente de prospecção de clientes não deve adicionar complexidade desnecessária aos seus processos. Se você está perdendo horas inserindo informações irrelevantes, é um sinal de que a ferramenta não atende às suas necessidades. O principal objetivo de um aplicativo de apoio às vendas é liberar seu tempo para tarefas de maior valor agregado, as que realmente ajudam a fechar negócios.
Como vendedor, dedicar mais tempo aos seus leads e clientes aumenta sua chance de alcançar suas metas ao longo dos meses. Lembre-se de que seus bônus e comissões se baseiam nos seus resultados, e não na quantidade de dados de clientes que você insere no software.
Uma ferramenta de prospecção de clientes deve simplificar sua rotina, oferecendo recursos simples e fáceis de usar, atendendo às suas necessidades reais.
Além disso, a segmentação é fundamental. A ferramenta de prospecção de clientes deve permitir que os representantes de vendas segmentem facilmente sua base de contatos para uma priorização eficiente das tarefas. Os leads "quentes" devem ser tratados com prioridade, enquanto os prospects "frios" podem ser trabalhados quando o número de negócios ativos diminui. Eles também podem servir como base para chamadas "frias" pela equipe de SDR (Sales Development Representative, ou Representante de Desenvolvimento de Vendas em português), que pode então atribuir leads qualificados aos representantes de vendas especializados, ou aos gestores de conta.
As principais funcionalidades de uma ferramenta de prospecção de clientes se enquadram em quatro categorias essenciais:
- Listas de prospecção e gestão de prospects
- Planejamento de atividades de vendas e alertas automáticos
- Acompanhamento de leads pelo funil de vendas
- Estatísticas para monitorar a atividade da equipe de vendas
Listas de prospecção e gestão de prospects
A primeira tarefa de um representante de vendas é identificar os potenciais clientes, qualificá-los em leads "mornos", e transformá-los em leads "quentes" para finalmente fechar o negócio. Para realizar essas tarefas de forma eficiente, uma ferramenta de prospecção de clientes deve oferecer ao vendedor as seguintes capacidades:
- Criar facilmente listas de prospecção, através da integração com serviços que geram leads, como campanhas publicitárias, formulários online ou bases de dados de marketing.
- Separar de maneira fácil os prospects frios dos negócios em andamento para que o representante de vendas possa gerenciar suas prioridades de forma eficaz.
- Transformar um prospect "frio" em um lead "quente" com apenas um clique.
Em resumo, a ferramenta de prospecção de clientes atua como um filtro, permitindo ao representante de vendas gerenciar o funil de vendas e acompanhar a evolução dos leads ao longo de seu ciclo de vendas.
Planejamento de atividades de vendas e alertas automáticos
Gerenciar as atividades de vendas e receber alertas pode ser um desafio quando lidamos com um grande número de prospects e leads - fica fácil perder o controle dos negócios em andamento. É por isso que um bom software deve garantir que você nunca esqueça de dar continuidade aos seus leads, oferecendo a facilidade de criar alertas, inclusive de forma automática. Esses alertas podem ser úteis para:
- Acompanhamento por e-mail ou telefone.
- Agendar reuniões com leads ou clientes.
- Realizar outras ações relacionadas às suas contas, de acordo com a organização de vendas.
Para facilitar esse processo, o software deve ser capaz de sincronizar com o seu calendário, seja ele do Google, Outlook ou de outra plataforma. Assim, você terá sempre os compromissos e lembretes necessários à sua disposição.
Acompanhamento de leads pelo funil de vendas
Outra funcionalidade importante da ferramenta de prospecção de clientes é a capacidade de acompanhar leads ao longo do funil de vendas. Isso proporciona às equipes de vendas uma maneira mais eficiente de conquistar negócios, levando em consideração a taxa de conversão dentro do pipeline.
O primeiro passo consiste em personalizar o software para refletir o processo de vendas da sua empresa. O pipeline deve ser adaptado para considerar as diferentes etapas do seu processo de vendas. Utilizamos o termo "funil de vendas" porque visualmente os leads se movem da esquerda para a direita, desde a qualificação do lead até o fechamento do negócio.
Essa funcionalidade permite visualizar rapidamente o status de todos os seus leads atuais, concentrando-se nos negócios mais propensos a serem fechados em breve ou naqueles que estão no início do processo, mas que representam as receitas futuras da sua empresa.
Estatísticas para monitorar a atividade da equipe de vendas
Uma ferramenta de prospecção de clientes nunca estará completa sem um painel estatístico que ofereça ao gestor uma visão geral do desempenho atual em vendas, tanto individualmente como da equipe de vendas, e uma previsão dos resultados futuros.
Além disso, é importante que ela tenha uma maneira fácil de acompanhar as atividades dos representantes de vendas: número de chamadas, visitas, e-mails, entre outros. Isso ocorre porque, muitas vezes, é difícil estabelecer metas de vendas claras para os representantes. Acaba sendo mais eficaz definir metas para a conclusão de ações específicas (por exemplo, realizar X chamadas por semana). Se os vendedores cumprirem bem suas atividades de venda, os resultados virão naturalmente. As estatísticas no software ajudarão você a compreender os pontos fortes da equipe, assim como as áreas em que precisam melhorar. Com base nessas informações, você poderá abordar formas de correção dos pontos fracos e aprimorar o desempenho geral.
Por que usar uma ferramenta de prospecção de clientes?
A resposta mais concisa é economizar tempo, possibilitando que você se concentre em tarefas que realmente importam e demandam sua energia. Para um vendedor, isso significa agendar reuniões com clientes, negociações, prospecção, entre outras.
No entanto, a questão crucial é como isso se reflete no dia a dia? Para isso, trazemos a seguir os principais benefícios de utilizar uma ferramenta de prospecção de clientes.
Aumente sua produtividade
Com a ferramenta certa, você não precisará mais gerenciar sua lista de prospecção em pedaços de papel, post-its, planilhas do Excel, ou outras ferramentas de difícil controle. Isso não apenas economiza tempo, mas também libera sua mente, pois todos os seus leads são armazenados em um único lugar. Agora você pode dedicar esse espaço mental extra às tarefas que trazem maior valor.
Ao iniciar seu trabalho e abrir o aplicativo, a primeira coisa que você vai ver é exatamente quais potenciais clientes contatar, com base no histórico de conversas com eles. Isso torna o processo muito mais eficiente.
Centralize os dados e facilite o trabalho remoto
Todas as informações sobre seus contatos (leads e clientes) são armazenadas em um único espaço e podem ser facilmente acessadas por todos os membros da equipe de vendas. Com acesso a todo o histórico de relacionamento com cada contato, você não precisa mais se preocupar em perder informações importantes para fechar um negócio, nem corre o risco de perder dados sobre os clientes se um dos representantes de vendas deixar a empresa.
Além disso, com o trabalho remoto se transformando em uma modalidade viável, como vimos durante a pandemia, o uso de softwares SaaS permite que você continue conduzindo seus negócios com a mesma eficiência de sempre.
Atue em movimento com um aplicativo móvel
Uma das grandes vantagens de centralizar seus dados e usar um software SaaS é a capacidade de trabalhar diretamente do seu celular - desde que a solução escolhida ofereça também um aplicativo móvel. Nem todos os representantes de vendas ficam sempre no escritório, e é extremamente importante poder fazer um acompanhamento imediato após uma reunião, sem precisar esperar até o final do dia ou o retorno ao escritório. Por exemplo, o noCRM.io oferece recursos como digitalização de cartões de visita e reconhecimento de voz em seu aplicativo
móvel, o que economiza um tempo valioso. Assim, você pode fazer anotações ou atualizar informações importantes instantaneamente.
Incentive o trabalho em equipe
A troca de informações permite que todos trabalhem em diversos leads, ao mesmo tempo evitando atropelos. Os representantes de vendas sabem exatamente quem entrou em contato com quais leads, o que foi discutido e quando cada conversa ocorreu. Usar um software compartilhado permite colaborar de forma eficaz com outros representantes de vendas em uma mesma conta. Quando um novo representante de vendas chega, isso facilita sua integração, pois ele terá acesso a todo o histórico de contatos com cada lead, garantindo que ele esteja pronto para agir mais rapidamente.
Gerencie listas de prospecção
Uma ferramenta de prospecção de clientes não é responsável por identificar novos leads - ela não é uma máquina geradora de contatos. No entanto, ela permite importar listas ou criar listas de prospecção obtidas em encontros comerciais ou geradas online, para depois qualificá-las. Ao qualificar corretamente um prospect "frio", é possível transformá-lo em um lead "quente", mais perto de ser convertido em negócio.
Qualifique leads
Muitas vezes, um negócio fracassa porque o lead não foi devidamente qualificado desde o início. A qualificação de leads "frios" é uma parte essencial do processo de prospecção que, quando bem feita, impede que você perca tempo com oportunidades que nunca teriam chances reais de serem fechadas. Uma ferramenta de prospecção de clientes facilita a coleta de informações sobre um prospect, prioriza seu seguimento ou follow-up, e permite acompanhar sua evolução ao longo do tempo.
Para tornar sua vida mais fácil, a noCRM.io desenvolveu um script de vendas gratuito e personalizável, que permite fazer as perguntas certas e coletar todas as informações relevantes durante uma chamada de prospecção. Após a conclusão da chamada, todas as informações coletadas são enviadas para o seu software de prospecção, fornecendo uma compreensão clara do nível de qualificação do lead. Não há necessidade de perder horas digitando dados manualmente! Essa ferramenta gratuita é compatível com todos os softwares e CRMs existentes no mercado.
Encurte seus ciclos de vendas
Com uma ferramenta de prospecção de clientes, seus processos funcionam de forma mais fluida e aprimorada. Você sempre sabe qual é o próximo passo a tomar no ciclo de vendas, nunca esquece de dar continuidade a um lead e chega sempre preparado para uma reunião.
Isso economiza seu tempo e melhora a qualidade das suas conversas com potenciais clientes, naturalmente encurtando o ciclo de vendas. Além disso, a ferramenta de prospecção de clientes ajuda a manter seu funil de vendas organizado, identificando facilmente os negócios que não estão avançando e permitindo que você tome decisões sobre continuar ou não com eles.
Proporcione uma experiência excepcional aos prospects
Como vimos anteriormente, com uma ferramenta de prospecção de clientes você pode qualificar seus contatos de forma mais precisa. Além disso, você acessa mais informações sobre seus prospects e pode acompanhar suas oportunidades de forma mais eficiente, graças a alertas e notificações.
Como resultado, seus prospects têm uma experiência muito mais satisfatória durante a fase de vendas, o que automaticamente aumenta suas chances de fechar negócios. Em nível pessoal, se um vendedor não acompanhar um lead que demonstrou interesse em adquirir seu produto ou serviço, é provável que o lead pense que sua empresa está desorganizada e fique com uma impressão negativa. É essencial garantir que todos os prospects sejam atendidos de maneira ágil e profissional para manter uma imagem positiva da sua empresa.
Mensure e otimize o desempenho do seu negócio
Ao utilizar uma ferramenta de prospecção de clientes, os gestores de vendas podem acompanhar facilmente a atividade de cada representante de vendas, incluindo chamadas realizadas, e-mails enviados, compromissos agendados, entre outros. Estabelecer metas baseadas em atividades para cada representante de vendas e rastrear o número de leads e negócios fechados torna-se simples.
Esses dados fornecem uma base sólida para prever suas vendas com mais precisão e antecipar períodos mais lentos. Além disso, você pode identificar quais membros da equipe de vendas têm um bom desempenho em áreas específicas e buscar maneiras de aprimorar as habilidades de vendas dos colaboradores menos produtivos. Essa análise de desempenho ajuda a otimizar a eficiência da equipe e impulsionar os resultados de vendas.
Como escolher a ferramenta ideal de prospecção de clientes?
Até aqui, exploramos o que é uma ferramenta de prospecção de clientes, quais as suas principais características e por que você, como vendedor, precisa dela. Agora surge a pergunta: como escolher o software que atende perfeitamente às suas necessidades?
Qual é o seu objetivo?
O primeiro passo é identificar claramente seus objetivos e considerar seu orçamento. Se você precisa equipar seu time de vendas com uma ferramenta de prospecção de clientes que simplifique o processamento de leads e a gestão de negócios, o noCRM.io oferece uma solução SaaS personalizável com funcionalidades essenciais bem projetadas.
Por outro lado, se suas necessidades são mais complexas devido às particularidades do seu negócio e de sua infraestrutura digital, você pode considerar ferramentas como Salesforce, Microsoft Dynamics ou até mesmo um ERP, que integram colaboradores e processos internos. No entanto, lembre-se de que ferramentas mais complexas exigem um desenvolvimento específico e têm maior risco de falhas, além de deixar seu negócio e suas equipes dependentes de agências especializadas para integração e treinamentos extensos.
Se o foco inicial é no aspecto empresarial, faz mais sentido começar com uma ferramenta SaaS mais simplificada. À medida que a empresa cresce e adquire experiência para compreender melhor suas necessidades, é possível migrar para um sistema mais complexo, se necessário. Além disso, lembre-se de que ter mais recursos não significa necessariamente uma melhor experiência para o usuário final. É importante avaliar se as características oferecidas atendem às suas necessidades mais básicas, evitando a implementação de um software excessivamente complexo, acarretando em custos e riscos desnecessários.
Qual é o seu orçamento?
A pergunta que sempre surge nas reuniões da administração: qual é o orçamento certo? É aquele que permite satisfazer suas necessidades sem se preocupar com o valor gasto.
Optar por soluções padrão da indústria, como Salesforce, Microsoft Dynamics ou HubSpot Sales Hub, pode parecer mais familiar à primeira vista. No entanto, o excesso de funcionalidades que oferecem e que você acaba não precisando pode confundir sua equipe de vendas. São tão complicados de usar na maioria das vezes que os vendedores acabam se cansando e simplesmente deixando de utilizá-los.
Você teria gasto uma fortuna em algo que ninguém vai desejar ou mesmo conseguir usar. Além disso, o tempo gasto na aquisição, implementação e adaptação é maior do que na opção mais simples. Há muitas soluções leves e eficientes de prospecção de clientes que com custo mensal inferior a R$150 por usuário, sem compromisso com permanência mínima e com período de teste gratuito - uma oportunidade que você pode aproveitar para testar diretamente o produto.
Qual é o tamanho da sua empresa e da sua equipe de vendas?
Essa pergunta está diretamente relacionada à pergunta anterior. Quanto mais simples for a estrutura da sua equipe de vendas, mais simples e eficiente deve ser o software que você implementar. Uma solução simplificada de gestão de leads permite facilmente o trabalho de equipes de até 20 vendedores. Para equipes entre 20 e 50 pessoas, será necessário integrar o software a outras ferramentas utilizadas na empresa. Portanto, verifique se a solução possui uma API ou está conectada às suas ferramentas diretamente ou através do Zapier. Se você tiver uma equipe de vendas com 100 pessoas ou mais, passa a ser necessário migrar para uma das grandes soluções do mercado e destinar um orçamento considerável para personalizar e integrar o software.
Qual é o conhecimento digital da sua equipe de vendas?
A implementação de um novo software pode ser uma grande mudança para uma empresa. Se a equipe de vendas não se sentir confortável com a tecnologia ou tiver medo de não saber como utilizá-la corretamente, essa mudança pode prejudicar o desempenho da equipe, podendo até fazer com que ela deixe de funcionar.
Por isso é importante considerar as habilidades digitais da equipe antes de escolher a ferramenta. Quanto mais fácil for a utilização do software, mais ele será utilizado. É como decidir comprar uma calculadora quando você se cansa de fazer cálculos no papel: se você só precisa fazer adições e subtrações, por que comprar uma calculadora científica com funções avançadas? Ela é mais cara, mais difícil de usar e causa mais problemas do que soluções. O mesmo princípio se aplica à ferramenta de prospecção de clientes.
Por outro lado, não tenha medo de implementar softwares porque sua equipe não está habituada a usar soluções digitais. Se o software for simples e ajudar os vendedores em seu trabalho diário, eles logo o adotarão.
Medindo o ROI da ferramenta de prospecção de clientes
O valor de uma ferramenta de prospecção de clientes não se relaciona ao número de funcionalidades que oferece, mas sim ao seu ROI, ou Retorno sobre Investimento. Se o custo for maior do que o retorno, isso significa que a escolha foi errada. A ferramenta de prospecção de clientes deve se alinhar aos objetivos comerciais para gerar o máximo de ROI. Em geral, uma ferramenta mais simples de prospecção de clientes tem um custo baixo em comparação com as receitas que ela pode trazer.
Com o noCRM.io, observamos que os clientes que implementaram nosso software aumentaram sua taxa de fechamento de negócios em 25%, chegando a 80% em empresas que lidavam com um grande volume de leads e antes utilizavam apenas cadernos e planilhas. Para uma estimativa do valor máximo que você deve pagar por uma ferramenta de prospecção de clientes, considere 15% do valor mensal de seus novos negócios.
Melhores ferramentas para gestão de leads
Para ajudar você a escolher as melhores ferramentas para gestão de leads, mostramos a seguir algumas ideias, com as melhores soluções do mercado.
Encontre leads com o LinkedIn Sales Navigator
O LinkedIn possui mais de 900 milhões de membros em todo o mundo - então, não é surpresa que ele seja o lugar ideal para encontrar novos leads para o seu negócio.
A plataforma possui uma ferramenta otimizada para buscar novos leads: o LinkedIn Sales Navigator. Essa ferramenta permite que você faça pesquisas de leads com base em filtros como tipo de empresa, cargo, setor, localização, entre outros. Após concluir a pesquisa, você pode salvar todos os contatos em uma lista de leads e exportá-los para uma melhor gestão. Ao prospectar no LinkedIn, você também pode salvar as informações dos leads diretamente na sua ferramenta de gestão de leads, noCRM, graças ao Lead Clipper.
Gerencie seus leads com noCRM
noCRM é um software de gestão de leads criado para atender às necessidades dos profissionais de vendas. Ele oferece uma interface intuitiva que permite que você atualize sua equipe em apenas 10 minutos, além de acompanhar sua atividade e desempenho.
Com tudo preparado, eles podem começar a gerenciar seus leads e o processo de vendas do início ao fim: montando planilhas de prospecção, criando leads em segundos a partir de várias fontes (e-mails, LinkedIn, formulários de site, cartões de visita, etc.), definindo pipelines personalizados e movendo leads por cada etapa, registrando suas atividades de vendas, até o fechamento dos leads. Ao usar o noCRM para gerenciar leads, você garante que seus vendedores não esqueçam mais nenhum deles, graças a lembretes automáticos para cada próxima ação a ser realizada.
Experimente o noCRM gratuitamente por 15 dias agora mesmo.
Contate seus leads através de um serviço VoIP
Uma das ferramentas que podem ajudar no contato com os leads é um número virtual através de um serviço VoIP, o que permite fazer chamadas frias diretamente do seu computador. Assim, você pode se comunicar com seus leads de forma rápida e eficiente, integrando as chamadas com o seu CRM, agenda, e-mail e outras ferramentas. Além disso, você pode gravar as conversas e analisar os dados das chamadas para melhorar o seu desempenho.
Envie orçamentos e contratos para seus leads com o DocuSign
Para acelerar o processo de fechamento com seus leads, é importante permitir que eles assinem facilmente seus contratos, sem precisar sair de casa. Você pode fazer isso facilmente com o DocuSign: criar documentos e modelos personalizados ou fazer o upload deles na plataforma, adicionar os elementos que você precisa que o prospect preencha (assinatura, data, etc.) e permitir que eles assinem seu documento rapidamente com uma assinatura eletrônica. Você recebe uma notificação assim que a assinatura for concluída.
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Para garantir que você utilize todas essas ferramentas de forma eficiente, sem perder tempo, você pode usar o no-code para integrá-las todas juntas. Isso expandirá suas possibilidades de automação e permitirá a sincronização automática. Clique aqui para saber mais sobre o no-code.
Nosso ponto de vista - filosofia do noCRM.io
Quando se trata de vendas, procure escolher um software que a sua equipe de vendas irá realmente usar. Você não quer que sua equipe precise mudar todo seu processo de vendas, mas sim encontrar uma ferramenta que se adapte a ele para torná-lo mais eficiente. Vender não se resume a inserir dados, e sim seguir o prospect certo no momento certo, com as informações corretas. Acreditamos que o mais importante é nunca perder o acompanhamento, garantindo que nenhum lead qualificado seja perdido.
É com base nessa filosofia, construímos a noCRM.io, nossa ferramenta de prospecção de clientes. Ela é fácil de implementar e maximizar a utilização, e oferece acompanhamento detalhado de cada lead para aumentar a taxa de fechamento. Além disso, possui recursos e estatísticas poderosos para ajudar os gestores a aprimorar ainda mais suas equipes.
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