Configurez facilement votre système de devis et de factures dans noCRM

Cet article se concentre exclusivement sur la configuration et les réglages de la fonctionnalités, afin de vous assurer que votre système de devis et de facturation est parfaitement au point.

📘 Pour en savoir plus sur l'utilisation de la fonctionnalité elle-même, consultez notre article dédié à la Création et à l'utilisation des devis et factures.

Notez que seuls les administrateurs peuvent accéder à cette section de noCRM. Si vous n'êtes pas administrateur, veuillez vous adresser à qui de droit afin qu'un administrateur puisse configurer et activer la fonctionnalité pour vous.

1. Réglages et numérotation

Dans cette section, vous configurerez les paramètres fondamentaux de votre fonctionnalité de devis et de facturation. Vous pouvez choisir d'activer les devis, les factures ou les deux, et choisir entre les modes flexible et strict. Une fois que tout est configuré à votre convenance, vous pouvez activer la fonctionnalité.

Options d'activation des fonctionnalités

• Activez les devis, les factures ou les deux.
• Choisissez entre les modes strict et flexible pour contrôler la gestion des devis et des factures après leur envoi.

Mode strict vs mode flexible

• Mode strict : Dès qu'un devis ou une facture sont émis, il devient immuable, à moins qu'il ne soit à l'état de brouillon. Aucune mise à jour ou modification n'est autorisée après son émission.

• Mode flexible : Dans ce mode, certains éléments du devis ou de la facture, tels que l'adresse, peuvent être modifiés même après leur émission. Cette souplesse permet de procéder à des ajustements, ce qui garantit une plus grande flexibilité face à des changements de circonstance.

Qu'est-ce que le "mode live" ?

Le mode live est un aspect crucial de notre système qui garantit la conformité aux exigences légales. Lorsque celui-ci est activé, vos devis et factures deviennent des documents officiels, comportant un système de numérotation non réversible.

Il est important de noter que le mode live ne doit être activé qu'une fois que vous avez terminé la configuration dans cette section et que vous avez créé quelques devis ou factures en tant que brouillons. Assurez-vous que tout soit correctement configuré avant d'effectuer ce changement irréversible.

Vous devez activer le mode live pour les factures et pour les devis de façon indépendante.

2. Types de factures

Configurez et comprenez les différents types de factures pour répondre à vos différents besoins :

• Facture standard : Facture standard pour services ou produits terminés.
• Facture d'acompte : Demande de paiement anticipé pour un projet.
• Facture finale : Récapitule tous les paiements effectués, indiquant le solde moins les acomptes.
• Avoir : Ajustez les factures en cas de retour, d'annulation ou de correction.

3. Numérotation des devis et factures

Cette section est très importante, car celle-ci détermine la structure de numérotation de vos factures et devis. Une fois que vous avez émis votre premier document, il n'est plus possible de le modifier !

Sélectionnez les variables appropriées pour construire votre modèle de numérotation. Ce schéma s'applique séparément aux devis et aux factures.

Voici ce que vous pouvez faire :

• Définissez la variable du type. Par exemple, "FCT" pour facture ou "FACTURE".
• Organisez l'ordre de votre modèle de numérotation. Par exemple : <type>/<yyyy><mm>-<count> se traduira par : FT/202405-0001.
• Ajoutez du texte libre entre les variables si vous le souhaitez. Par exemple ACMECORP-<type>/<yyyy><mm>-<count> se traduira par : ACMECORP-FT/202405-0001.
• Spécifiez le numéro de référence pour les devis ou les factures dans noCRM.
• Définissez la taille minimale du compteur. Par exemple, 0001 ou 0000001, indiquant le nombre de chiffres contenus dans la numérotation de vos documents).
• Choisissez de réinitialiser la numérotation chaque année, lorsque vous utilisez des variables pour l'année dans vos devis ou factures.

Automatisations

Les automatisations sont la clé de la simplification de votre processus de vente en permettant la mise à jour automatique des montants et des statuts des opportunités en fonction de l'état d'avancement des factures et devis. Dans votre compte, vous avez la possibilité de choisir les automatisations suivantes à déclencher :

Mise à jour du montant des opportunités : Ajuster automatiquement le montant HT de l'opportunité lorsqu'un projet de devis est publié ou qu'un brouillon de facture est payé.

Modification du statut de l'opportunité : Déclenchez des changements de statut de l'opportunité en fonction du statut des devis et des factures :

• Lorsque le statut d'un devis est accepté, marquer l'opportunité comme gagnée.
• Lorsqu'un devis est rejeté, l'opportunité est considérée comme perdue.
• Lorsque le statut d'une facture est payé, l'opportunité est marquée comme gagnée.
• Lorsque le statut d'une facture est payé, la probabilité de l'opportunité est fixée à 100%.
• Lorsqu'une facture est impayée, l'opportunité est considérée comme perdue.

Vous pouvez modifier vos préférences d'automatisation à tout moment !

💡 Conseils et astuces

• Utilisation du mode flexible pour les projets dynamiques : Si votre entreprise nécessite souvent des ajustements après envoi, le mode flexible peut vous aider à mettre à jour rapidement vos documents.
• Quand utiliser le mode strict : Choisissez le mode strict si votre entreprise a besoin de verrouiller ses documents pour des raisons de conformité ou de réglementation sectorielle.
• Choix des modèles de numérotation : Envisagez des réinitialisations annuelles pour les entreprises à fort volume ou avec un suivi basé sur l'exercice.

👀 Exemples de scénarios

• Mode strict en action : Un cabinet juridique utilise le mode strict pour garantir que les factures ne peuvent pas être modifiées après envoi, conformément aux normes de conformité du secteur.
• Mode flexible pour les ajustements de services : Une agence de design révise fréquemment les détails de ses projets ; le mode flexible lui permet de mettre à jour les adresses ou les coordonnées sur les devis envoyés.