Crea facilmente modelli di preventivi e fatture in noCRM

Questo articolo si concentra esclusivamente sull'impostazione e sulla configurazione amministrativa, garantendo che i preventivi e il sistema di fatturazione siano ottimizzati.

📘 Per un approfondimento sull'utilizzo della funzionalità stessa, vai al nostro articolo dedicato alla Creazione e all'utilizzo dei preventivi e delle fatture.

Tieni presente che solo gli amministratori possono accedere a questa sezione di noCRM. Se non sei amministratore, contattane uno in modo che possa configurare e attivare la funzionalità per te.

1. Impostazioni e numerazione

In questa sezione configurerai le impostazioni fondamentali per la funzionalità di preventivazione e di fatture. Puoi scegliere di attivare i preventivi, le fatture o entrambi e scegliere tra la modalità flessibile e quella rigorosa. Una volta che tutto è stato configurato a tuo piacimento, imposterai la funzionalità in tempo reale.

Opzioni di attivazione delle funzionalità

• Attiva i preventivi, le fatture o entrambi.
• Scegli tra le modalità Rigida e quella Flessibile per controllare come vengono gestiti i preventivi e le fatture dopo l'invio.

Modalità rigorosa e modalità flessibile

• Modalità rigorosa: Una volta che hai inviato un preventivo o una fattura ad un cliente, diventa immutabile, a meno che non sia in stato di bozza. Non sono ammessi ulteriori aggiornamenti o modifiche dopo l'invio.

• Modalità flessibile: In questa modalità, alcuni elementi del preventivo o della fattura, come l'indirizzo, possono essere modificati, anche dopo averlo inviato al cliente. Questa flessibilità consente aggiustamenti dopo l'invio, garantendo una maggiore adattabilità alle circostanze in evoluzione.

Cos'è la modalità live?

La modalità live è un aspetto cruciale del nostro sistema, garantendo la conformità ai requisiti legali. Una volta attivati, i preventivi e le fatture diventano documenti ufficiali, con un sistema di numerazione non reversibile.

È importante notare che la "Modalità Live" deve essere abilitata solo dopo aver completato la configurazione in questa sezione e aver creato qualche preventivo o fattura come bozze. Assicurati che tutto sia configurato correttamente prima.

È necessario impostare la modalità live sia per le fatture che per i preventivi.

2. Tipi di fattura

Imposta e comprendi i vari tipi di fattura per soddisfare le diverse esigenze di fatturazione:

• Fattura standard: Fattura ordinaria per servizi o prodotti completati.
• Fattura di acconto: Richiedi un pagamento anticipato per un progetto.
• Fattura finale: Riepiloga tutti i pagamenti effettuati, mostrando il saldo al netto degli acconti.
• Note di credito: Modifica le fatture per resi, annullamenti o correzioni.

3. Numerazione dei preventivi e delle fatture

Questa sezione è di fondamentale importanza poiché determina la struttura della numerazione delle fatture e dei preventivi. Una volta emesso il primo documento, non potrà più essere modificato!

Seleziona le variabili appropriate per costruire il modello di numerazione. Questo modello si applica separatamente per preventivi e fatture.

Ecco cosa puoi fare:

• Definire la variabile in base alla tipologia del documento (ad esempio, "FAT" per Fattura o "FATTURA").
• Organizzare l'ordine del modello di numerazione (ad esempio: <tipo>/<yyyy><mm>-<conta> risulterebbe in: FAT/202405-0001.
• Aggiungere testo libero tra le variabili, se lo vuoi (ad esempio: ACMECORP-<tipo>/<yyyy><mm>-<conteggio> risulterebbe in: ACMECORP-FAT/202405-0001.
• Specificare il numero iniziale per i preventivi o per le fatture in noCRM.
• Impostare la dimensione minima del contatore (es. 0001 o 0000001, indicando il numero di cifre che deve contenere la numerazione delle fatture).
• Scegliere di ripristinare la numerazione annualmente, quando utilizzi variabili per l'anno nei preventivi o nelle fatture.

Automazioni

Le automazioni sono la chiave per snellire il processo di vendita aggiornando automaticamente importi e stati in base allo stato di avanzamento delle fatture e dei preventivi. All'interno del tuo account noCRM, hai la flessibilità di scegliere quale delle seguenti automazioni attivare:

Aggiornamento dell'importo delle opportunità: modifica automaticamente l'importo dell'opportunità (tasse escluse) quando viene pubblicata una bozza di preventivo o quando viene pagata una bozza di fattura.

Modifica dello stato dell'opportunità: modifica lo stato dell'opportunità in base allo stato del preventivo o della fatture:

• Quando un preventivo viene Accettato, segnare l'opportunità come Acquisita.
• Quando un preventivo viene Rifiutato, segnare l'opportunità come Persa.
• Quando una fattura viene pagata, segnare l'opportunità come Acquisita.
• Quando una fattura viene pagata, impostare la probabilità dell'opportunità sul 100%.
• Quando una fattura non viene pagata, segnare l'opportunità come Persa.

Puoi modificare le preferenze di automazione in qualsiasi momento!

💡 Trucchi e suggerimenti

• Utilizzo della modalità flessibile per progetti dinamici: se la tua azienda richiede spesso modifiche post-invio, la modalità flessibile può aiutarti ad aggiornare rapidamente i documenti secondo necessità.
• Quando utilizzare la modalità rigorosa: scegli la modalità rigorosa se la tua azienda necessita di record bloccati per conformità o normative di settore.
• Scelta di modelli di numerazione: prendi in considerazione i reset annuali per le aziende con volumi elevati o con un monitoraggio basato sull'anno fiscale.

👀 Esempi di scenario

• Modalità rigorosa in azione: uno studio legale utilizza la modalità rigorosa per garantire che le fatture non possano essere modificate dopo l'invio, in linea con gli standard di conformità del settore.
• Modalità flessibile per modifiche del servizio: un'agenzia di design modifica frequentemente i dettagli del progetto; la modalità flessibile consente loro di aggiornare indirizzi o recapiti sui preventivi inviati.