Como Organizar sua Prospecção

Conteúdo:
1. Como organizar sua equipe de prospecção.
2. Crie suas listas de prospecção.
3. Vantagens de usar uma lista de prospecção.
4. Qualificar corretamente um prospect.
5. Obter uma visão clara das atividades de vendas e estatísticas importantes.
6. Leitura muito longa? Acesse o resumo.

Como organizar sua equipe de prospecção

Nem todas as empresas usam a prospecção telefônica como estratégia de vendas. Mesmo assim, podem ser uma ótima maneira de qualificar rapidamente os prospects e aumentar as vendas ou a geração de leads quando bem gerenciados.

Mas a prospecção telefônica também pode ser uma tarefa fastidiosa e difícil quando feita sem as ferramentas certas.

Muitos representantes de vendas podem ficar desanimados ao olhar para sua lista de prospecção desorganizada e perder tempo sem saber em quais devem se concentrar naquele dia. Atualizar a lista com novos prospects ou novas informações obtidas também pode ser um processo demorado, reduzindo a eficiência geral da equipe.

Outro problema durante a prospecção é perder tempo com leads pouco qualificados, o que pode ser devido à falta de coerência nas ligações, não fazer as perguntas certas ou simplesmente não ver claramente em quais prospects se concentrar.

Esses são os pontos problemáticos que seus reprensentantes de vendas podem estar enfrentando. E o motivo principal é provável que seja o de eles não estarem usando a ferramenta e o processo certos para permitir que gerenciem as informações da maneira certa, resultando em ligações bem-sucedidas e foco nos leads certos.

No entanto, as empresas que optam por prospecção telefônica como uma técnica de vendas nem todas as fazem com a mesma intensidade e, como consequência, não devem organizar seu processo de vendas da mesma maneira.

Como o processo de prospecção telefônica difere entre as empresas?

Existem algumas empresas que contam com uma equipe especializada de “prospectores”, função geralmente desempenhada por Representantes de Desenvolvimento de Negócios ou Vendas (SDRs). Eles são os únicos a qualificar o prospect e, em seguida, entregam ao “fechador”, geralmente um Executivo de Contas.

Em outras palavras, a equipe possui membros diferentes para diferentes etapas do processo de vendas, e eles são mais propensos a usar ferramentas diferentes para separar esses processos.

Em outras empresas, o representante de vendas é responsável por encontrar seus próprios prospects, por telefone ou no LinkedIn, ou de qualquer outra forma adequada. Em vez de qualificar os prospects e transferi-los para um executivo de contas, o prospector os acompanha até o fechamento do negócio.

Isso significa que a equipe costuma ser composta por representantes de venda que cuidarão de todo o processo do início ao fim. Essas equipes são as que mais dificuldade têm com prospecção telefônica, pois pode ser uma tarefa demorada para fazerem sozinhos - especialmente quando já estão gerenciando o resto do processo de vendas.

Crie suas listas de prospecção.

Compilar uma lista com prospects fríos é a primeira etapa para uma prospecção de sucesso. E garantir que essas listas sejam bem organizadas é essencial para qualificar os leads com eficácia.

Mas o que é uma lista de prospecção?

É uma lista essencial que reúne nomes de empresas e contatos que provavelmente comprarão de sua empresa. Isso permite que sua equipe de vendas conheça seus prospectos e foque nos mais importantes cujo objetivo final é gerar mais receita.
Para ser eficiente, uma lista de prospecção deve ser administrável e adaptável a cada vendedor.

É por isso que a noCRM permite que você atualize e crie suas listas de prospecção e leads apenas com as informações que VOCÊ deseja. Não existem campos obrigatórios, para que você possa personalizar sua plataforma e ganhar tempo ao criar um novo prospect ou lead.

Como construir uma lista de prospecção eficiente para empresas onde o processo de vendas é dividido entre diferentes equipes?

Tal como acontece com as chamadas externas, também podemos diferenciar a criação de listas de prospecção em dois tipos diferentes de abordagens.

Vamos falar primeiro de empresas que possuem diferentes membros de equipe para etapas diferentes do seu processo de prospecção. Esse tipo de prospecção baseia-se na busca de um banco de dados de contatos que corresponda ao seu público-alvo. Usando a noCRM, você tem a opção de separar a sua lista de prospecção de seu funil de vendas.

Você pode importar sua lista de prospecção a partir de um arquivo Excel ou CSV para a noCRM e depois disso, você poderá facilmente alterar e adaptar as colunas aos campos predefinidos da sua lista.

Para evitar uma lista interminável que mistura prospects não qualificados e leads qualificados, na noCRM os representantes de vendas os separam em dois grupos diferentes que têm maneiras muito diferentes de serem exibidos. Dessa forma, a equipe de vendas sabe imediatamente quem e no que está trabalhando e qual processo seguir.

Seus prospects não qualificados são listados em sua lista de prospecção, enquanto seus leads são mostrados no funil de vendas, ou pipeline. Os contatos podem ser transformados de prospects para leads com um único clique.

Nas listas de prospecção, você também pode usar cores, o que pode ajudar a diferenciar qual vendedor deve gerenciar o prospect frio ou a suposta importância do prospect. Recomendamos que os representantes de vendas segmentem os prospects em "frios" e "mornos" ou "importantes". Não existem prospects “quentes”, pois um prospect "quente" é o que chamamos de "lead".

Como saber quais prospects são "frios", "mornos" e quais devem ser leads "quentes"? Para categorizá-los, primeiro você precisa entender a que lugar pertence cada prospect e lead. Um prospect frio é aquele que você ainda não contatou. Um prospect morno ainda está no início do processo. Eles demonstram interesse na sua empresa, mas ainda não foram qualificados.

Então quando um prospect é qualificado e quando você tem certeza de que existe um potencial de venda ele se transforma em lead, e pode ser imediatamente transferido para o funil de vendas, e será automaticamente colocado na etapa "Qualificado".

Como construir uma lista de prospecção eficiente para empresas que não divide as diferentes etapas do processo de vendas?

Construir uma lista de prospecção em uma empresa onde a equipe de vendas é composta apenas por representantes de venda que cuidam de todo o processo de prospecção, do início ao fim, significa que os prospects são selecionados um por um. Freqüentemente, são mais como “leads” e não realmente “prospects”; ou eles já demonstraram interesse em sua empresa ou é provável que demonstrem algum.

Nessas equipes, você deve ter certeza de que a primeira etapa de seu pipeline de vendas é "qualificar". Quando os leads são criados, eles chegam imediatamente nessa etapa do funil de vendas.

Claro, se você gerencia um número importante de prospects, pode usar uma lista de prospecção, mas não é uma obrigação. Você também pode misturar, combinar e colocar prospects de alto potencial como leads na etapa "por qualificar" e ter mais prospects genéricos em uma lista de prospecção dedicada.

Ferramenta de captura de leads no LinkedIn

Essa construção de lista de prospecção pode ser feita no LinkedIn usando a ajuda da nossa ferramenta “Lead Clipper” para capturar diretamente seus leads. O processo é rápido e fácil pois tudo o que você precisa fazer é escolher a página do LinkedIn do seu prospect, clicar no Lead Clipper e todas as informações do prospect serão transferidas para a noCRM, criando imediatamente um lead.

Ferramenta de digitalização de cartão de visita

Outra maneira de escolher leads manualmente é coletando cartões de visita durante reuniões ou eventos, permitindo que você reúna informações de contato. Mais uma vez, como o tempo é precioso para todos os representantes de vendas, tudo o que você precisa fazer é digitalizar o cartão de visita usando aplicativo da noCRM.io, e todas as informações serão reunidas no seu funil de vendas em poucos segundos sem digitar uma palavra.

Isso permitirá que você e sua equipe coletem imediatamente os dados, em vez de empilhar cartões de visita e já planejando quando entrar em contato com o novo lead.

Ferramenta de formulário de contato do site

Você também pode coletar leads por meio de formulários em seu site usando a ferramenta de formulário de contato da noCRM. Encaminhe as informações enviadas em seu site para o endereço de e-mail pessoal encontrado no "Formulário de contato" através do menu "Admin" na sua conta noCRM. Isso irá criar automaticamente um lead em seu funil de vendas.

Vantagens de usar uma lista de prospecção.

Quais vantagens uma ferramenta como a noCRM oferece ao construir uma lista de prospecção?

Criar uma lista de prospecção é a primeira etapa para criar um grande pipeline de leads, mas também oferece muitos benefícios para sua equipe de vendas.

Como vimos, um dos principais benefícios de construir uma lista de prospecção na noCRM é que você pode separar prospects frios de leads qualificados. Dessa forma, você evita que seu pipeline fique desordenado. Essa segmentação clara impedirá que seus representantes de venda se distraiam e os ajudará a qualificar os prospects com mais rapidez.

Categorizar prospects e leads na noCRM é muito simples: você pode separá-los em listas diferentes, adicionar cores para identificá-los rapidamente. Essas listas podem ser compartilhadas entre os representantes de venda, e prospects e leads podem ser atribuídos a diferentes membros da equipe, portanto, não apenas aumenta a eficiência, mas também a colaboração entre os membros da equipe.

Graças à noCRM, todos os membros da sua equipe saberão imediatamente quando chegarem ao trabalho, qual prospect é designado a eles e com quem devem entrar em contato primeiro. Depois que o prospect está qualificado corretamente, apenas um clique é necessário para transforma-lo em lead e atribuí-lo a um executivo de contas. Você pode então acompanhar facilmente os leads criados, contatados e convertidos para controlar suas vendas.

Além disso, quando um prospect está fora do alvo ou não está interessado, você não precisa excluí-lo da sua lista. Você só precisa “cancelar” a linha. Dessa forma, você pode obter ótimas estatísticas sobre a qualidade de sua lista de prospecção e ver se seus prospects foram bem escolhidos ou não.

Melhore a eficiência da equipe com a ferramenta certa.

A vantagem de ter uma ferramenta de lista de prospecção como a noCRM não está apenas ligada à facilidade de organizar sua prospecção, mas também à eficiência da ferramenta quando se trata de chamadas outbound.

Modo de tela inteira

Em primeiro lugar, a interface é muito rápida. Quando você ativa o modo de tela inteira, o noCRM permite que você pule de um prospect para outro de forma muito rápida. Ele também exibe as informações de uma forma muito confortável, aumentando a produtividade e torna muito confortável editar as informações dos prospects e registrar suas atividades (ligação, e-mail, reunião).

Ferramenta de integração VoIP

Mas não é o único recurso que aumenta a produtividade e a eficiência; ligar para seus prospects e leads ficou mais fácil com a integração VoIP. Você pode ligar imediatamente para os prospects por meio da plataforma e gravar a chamada para que você mantenha todas as informações na ficha do prospect.

Ferramenta de código QR para chamadas do celular

Outro recurso que economiza tempo é o código QR para chamadas do celular. Pode ser bastante cansativo digitar todos os números de telefone. É aqui que o código QR da noCRM pode ser útil. Tudo que você precisa fazer é escanear o código QR com seu telefone e sua chamada está pronta para ser feita.

Integração de e-mail e modelos de e-mail

Se você deseja entrar em contato com seus prospects por e-mail, isso também pode ser feito na noCRM. Para economizar tempo e garantir a consistência das mensagens, você tem a opção de criar modelos de e-mail para acompanhar os clientes prospects.

Além disso, como veremos mais tarde, você pode criar um script de prospecção que pode ser usado em cada prospect. Durante suas interações com seus prospects, você pode adicionar comentários, registrar ações, mencionar outros membros da equipe para notificá-los para que sua equipe esteja sempre perfeitamente ciente do status de seus prospects (e leads) e seu progresso.

Qualificar corretamente um prospect.

Muitas vezes as empresas pensam que têm um problema de fechamento, quando na verdade têm um problema de qualificação. Se você não qualificar corretamente um prospect, perderá tempo gerenciando um lead que nunca será fechado.

O que você precisa para qualificar um prospect?

Vamos nos concentrar na qualificação de um prospect. Você deve ter em mente que um prospect frio é aquele que não mostra nenhum interesse em sua empresa, não conhece você e sua empresa. Portanto, você  identificar suas necessidades e oferecer soluções.

Para fazer isso, suas perguntas devem se concentrar primeiro em identificar com quem você está falando e se essa pessoa é responsável pelo processo de tomada de decisão. Do contrário, você não deve perder tempo com esse prospect; se você não está falando com a pessoa certa, provavelmente está perdendo tempo com um prospect que nunca se qualificará.

Em seguida, você deve fazer perguntas para entender se eles têm uma necessidade que corresponda ao que você está oferecendo. Se o seu produto não puder atender a uma necessidade, novamente, você deve encerrar a chamada e cancelar o prospect.

O último elemento que você precisa obter durante a chamada é o orçamento disponível e o prazo; O orçamento deles é suficiente para o seu produto ou serviço e o prazo atende à disponibilidade da sua empresa?

Tudo isso faz parte das perguntas BANT: Orçamento, Autoridade, Necessidade e Cronograma. Se as respostas a essas perguntas forem positivas ou potencialmente positivas, você pode agendar uma reunião para discutir mais sobre seu produto ou serviço e como isso corresponderia às necessidades do seu prospect.

A ferramenta Sales Script Generator

Garantir a coerência entre todas as ligações de sua equipe para coletar as informações certas pode parecer uma tarefa difícil. Alguns membros da equipe podem esquecer as perguntas ou não fazer as perguntas certas. As consequências disso são que o prospect não será qualificado corretamente e você gastará tempo gerenciando o que acha que é um lead e que não gerará receita.

Além disso, organizar suas anotações de chamada para que as respostas do prospect sejam claras para você e todos os membros da sua equipe também pode ser difícil. É por isso que a noCRM construiu o Sales Script Generator. Essa ferramenta evitará que sua equipe cometa esses erros durante as ligações e pode funcionar tanto para leads quanto para prospects.

O Sales Script Generator permite que você crie scripts de vendas personalizados. Uma vez que o script é criado, ele é carregado na noCRM em um clique.

Isso significa que, quando um representante de vendas está fazendo uma ligação, o script de vendas aparece na ficha do prospect na noCRM, com todas as perguntas essenciais que ele deve fazer.

Eles também podem inserir imediatamente as respostas naquele script por meio de botões de verificação e as respostas, que estarão disponíveis para toda a equipe de vendas. Isso não apenas permitirá que sua equipe seja mais organizada durante as ligações, mas também poderá se concentrar no que é mais importante: escutar o prospect.

Não haverá necessidade de pensar sobre qual é a próxima pergunta, ou o risco de eles se esquecerem ou fazerem as perguntas erradas porque toda a lista estará pronta na frente deles.

De modo geral, organizar suas ligações com um script de vendas ajudará seus representantes de vendas a serem coerentes, fazer as perguntas certas e obter as informações necessárias, para saber se um prospect pode se tornar um lead qualificado ou se deve ser cancelado.

Ter uma visão clara das atividades de vendas e obter estatísticas importantes.

Com uma ferramenta como a noCRM, medir as principais métricas para obter uma visão geral completa da qualidade de suas listas e da atividade de sua equipe de vendas é muito fácil. O rastreamento e o gerenciamento de prospects ficam mais fáceis com um painel de estatísticas, para que você e sua equipe de vendas não percam tempo analisando e definindo as ações necessárias.

Por que é importante ter uma visão clara das estatísticas de vendas da sua empresa?

Ele permite que você defina cotas e KPIs para sua equipe e meça as métricas mais importantes para atingir os objetivos da empresa. Definir os KPIs corretos permitirá que você entenda se as metas definidas são muito altas ou muito baixas, e comece a rastrear a origem do problema, se houver problema. Isso ajudará você a melhorar a estratégia de sua equipe de vendas.

Medir a qualidade da sua lista de prospecção.

As estatísticas da noCRM também permitem que você acesse uma “análise de suas listas de prospecção”. Lá você pode ver claramente com gráficos quantos prospects foram cancelados, quantos se tornaram leads, a quantidade de prospects que ainda não foram qualificados e a receita geral gerada.

Essas são informações importantes para avaliar a qualidade da sua lista. Se você cancelou mais prospects do que leads, pode ser que os contatos em sua lista não estivessem bem definidos e que você estivesse visando os prospects errados.

Outra estatística importante é a receita gerada - ela atende aos seus objetivos? Ou sua equipe está se concentrando em leads que não geram a quantidade certa de receita?

Analisar o desempenho de suas listas o ajudará a discernir a origem do problema, implementar as mudanças necessárias e resolver o que não está funcionando.

Medir a atividade e o desempenho da equipe de vendas.

Para medir a atividade de sua equipe de vendas, você tem acesso a estatísticas de “atividade da equipe” na noCRM.

Você pode ver a atividade geral da equipe, bem como de cada membro individual da equipe. Isso o ajudará a determinar primeiro quais são seus objetivos e quais atividades deseja acompanhar. Em seguida, você também pode rastrear e analisar os KPIs relevantes para ver se está alcançando seus objetivos. Isso pode ajudá-lo a mudar o que não está funcionando, mas também saber quando você deve recompensar os membros da equipe pelo seu trabalho.

O desempenho da equipe de vendas e os resultados também podem ser analisados com gráficos e tabelas fáceis de entender na noCRM. A estatística “desempenho da equipe” dará a você uma visão clara do número de leads ganhos e a respectiva quantidade por usuário. Essas são estatísticas importantes para entender se os representantes de venda são capazes não apenas de qualificar efetivamente um lead, mas, mais importante, de fechar o negócio.

Resumo de como começar a organizar suas atividades de prospecção.

A prospecção e o cold call ficam mais fáceis com a noCRM, desde o início do processo até a conversão dos leads. Aqui estão os pontos-chave que você deve lembrar:

Se sua empresa tem uma equipe de vendas com vários membros cuidando das diferentes etapas do processo de prospecção, a primeira etapa é isolar os prospects não qualificados em uma lista de prospecção.

Depois que suas listas estiverem corretamente criadas, você pode criar um script de vendas com a ferramenta Sales Script Generator para qualificar corretamente os prospects durante as ligações realizadas.

Durante a prospecção, use nossos recursos dedicados que melhorarão sua eficiência na qualificação de prospects:

• Integração VoIP
• Código QR para chamadas do celular
• Modelos de e-mail
• Modo tela cheia

Depois que seu prospect for qualificado, você poderá transformá-lo em lead com apenas um clique e ele aparecerá no funil de vendas.

Por fim, você pode acessar as estatísticas de sua equipe e acompanhar seu desempenho.

Se sua empresa tem uma estratégia de vendas com os mesmos vendedores que cuidam do processo de prospecção do início ao fim, a primeira etapa é criar uma etapa "por qualificar" em seu funil de vendas.

Em seguida, você pode começar a coletar leads com a ajuda de nossas diferentes ferramentas:

Depois disso, o processo é o mesmo: gerenciar seus leads para fechar negócio e acessar as estatísticas para verificar o desempenho.

No geral, o noCRM ajuda você e sua equipe de vendas a se tornarem mais eficientes no processo de prospecção, levando você a qualificar mais prospects e ganhar mais leads. Todas essas atividades podem ser analisadas dentro da plataforma para que possa continuar melhorando o desempenho da sua equipe.