Comment organiser votre prospection téléphonique
Sommaire :
1. Organiser son équipe commerciale pour la prospection téléphonique
2. Construire son fichier de prospection téléphonique.
3. Les avantages de l'utilisation d'un fichier de prospection.
4. Qualifier correctement un prospect.
5. Visualisation des activités et statistiques de ventes.
6. Trop long à lire ? Découvrez notre résumé.
Toutes les entreprises n'utilisent pas la prospection téléphonique comme stratégie de vente. Néanmoins, celle-ci peut être un excellent moyen de qualifier rapidement les prospects, et d'augmenter les ventes ou la génération de prospects lorsqu'elle est bien organisée.
Organiser son équipe commerciale pour la prospection téléphonique
La prospection téléphonique, ou encore phonin commercial, peut être une tâche extrêmement fastidieuse et difficile à effectuer sans les bons outils.
De nombreux commerciaux peuvent ainsi rapidement être découragés lorsqu'ils regardent leur fichier de prospects non qualifiés. Ils peuvent perdre beaucoup de temps à essayer de comprendre et d'identifier les prospects sur lesquels ils doivent se concentrer chaque matin pour démarrer leurs appels.
La mise à jour d'un fichier de prospection avec de nouveaux contacts ou de nouvelles informations obtenues, peut également être un processus rébarbatif, réduisant l’efficacité globale d'une équipe commerciale.
Un autre problème rencontré lors de la prospection est la perte de temps sur des prospects mal qualifiés. Ce qui peut être dû à un manque d'organisation lors des appels passés. Vos commerciaux ne posent pas les bonnes questions, ou ne savent pas sur quels prospects se pencher tout simplement.
Pourquoi les commerciaux font-ils face à des difficultés lors de la prospection téléphonique ?
La raison pour laquelle vos commerciaux sont confrontés à ces difficultés, est probablement le fait qu'ils n'utilisent pas le bon outil et le bon processus. Dans le cas contraire, la prospection téléphonique a plus de chance d'être réussie et vos équipes de rester concentrées sur les bons prospects.
Cependant, les entreprises qui utilisent la prospection téléphonique comme technique de vente ne le font pas toutes avec la même intensité et n'organisent donc pas leur processus de vente de la même manière.
Comment le processus de prospection téléphonique diffère-t-il d'une entreprise à l'autre ?
Les équipes de ventes avec divers profils de commerciaux
Certaines entreprises ont une équipe spécialisée dans les appels, un rôle généralement assumé par les Sales Development Representatives ou commerciaux. Ce sont eux qui qualifient le prospect et le remettent ensuite au personnes en charge de conclure l'affaire, souvent un Chargé de Compte.
En d'autres termes, l'équipe possède différents profils de commerciaux pour différentes étapes du processus de vente. Et ils utilisent souvent des outils ou des processus différents pour séparer les activités et cycles de ventes.
Les équipes de ventes avec un seul profil de commerciaux
A contrario, dans d'autres entreprises, une seule personne est responsable de l'ensemble des étapes du processus de vente. Cela signifie que cette personne, en tant que commercial va à la fois, rechercher des prospects (soit par appels téléphoniques, soit via LinkedIn ou par tout autre moyen de prospection commerciale), puis va effectuer ensuite la qualification et la vente.
En aucun cas, il va transmettre son prospect qualifié à une autre équipe en charge de conclure les contrats. Dans ce cas là, le commercial s'occupe lui même de mener le prospect à la signature.
En finalité, une équipe commerciale est souvent composée de commerciaux qui prendront en charge l'ensemble du processus de vente, du début jusqu'à la fin. Ce sont ces équipes qui ont le plus de difficultés avec la prospection téléphonique. C'est une tâche qui leur prend beaucoup de temps et d'énergie alors qu'ils doivent également gérer le reste de la relation commerciale jusqu'à la signature. Il est donc compliqué pour ces commerciaux de s'organiser, de qualifier les prospects et de segmenter leur processus de vente.
Augmentez l'efficacité de votre équipe de vente en utilisant le meilleur outil de prospection
Démarrezvotre test gratuit
Créer son fichier de prospection téléphonique
La création d'un fichier de prospects potentiels est la première étape d'un démarchage commercial réussi. Aussi, s'assurer que ces fichiers sont bien organisés est essentiel pour qualifier efficacement les prospects par la suite.
Qu'est-ce qu'un fichier de prospection?
Il s'agit d'un fichier essentiel qui rassemble les noms des entreprises et les contacts des personnes susceptibles d'acheter vos produits et/ou services. Cela permet à votre équipe commerciale de connaître leurs prospects et de se concentrer sur ceux qui sont les plus importants afin de générer plus de revenus.
Pour être efficace, les fichiers de prospection doivent être facilement utilisables et adaptables à chaque commercial.
C'est pourquoi noCRM vous permet de mettre à jour et créer vos fichiers de prospection téléphonique, en intégrant uniquement les informations que VOUS souhaitez. Il n'y a pas de champs obligatoires, afin que vous puissiez personnaliser votre plateforme et gagner du temps lors de l'enregistrement d'un nouveau prospect ou d'un nouveaux lead/ nouvelle opportunité. Nous pouvons également différencier la création de fichiers de prospection en deux approches différentes.
Comment construire un fichier de prospection téléphonique pour les équipes divisées en différentes fonctions ?
Parlons d'abord des entreprises où les équipes de ventes sont divisées en plusieurs rôles correspondant aux différentes étapes du processus de vente. Pour ce type de prospection, il est tout d'abord nécessaire de trouver une base de données de contacts correspondant à votre cible.
En utilisant noCRM, vous avez la possibilité de séparer votre fichier de prospects de votre pipeline de leads. Vous pouvez ainsi importer votre fichier de prospection depuis un fichier Excel ou CSV dans noCRM. Après cela, vous pourrez facilement modifier et adapter les colonnes aux champs prédéfinis de votre fichier.
Pour éviter d'avoir un fichier interminable qui mêle à la fois des prospects non qualifiés et des prospects qualifiés, chez noCRM les commerciaux les séparent en deux groupes différents représentés de manières différentes. De cette façon, l'équipe commerciale sait immédiatement sur qui et sur quoi elle travaille, et quel processus suivre.
Vos prospects non qualifiés sont répertoriés dans votre fichier de prospection, tandis que vos leads chauds sont affichées dans le pipeline. Les contacts peuvent être transférés d'un fichier à l'autre en un seul clic.
Dans les fichiers de prospection, vous pouvez également utiliser des étiquettes et des couleurs. Cela peut aider vos commerciaux à savoir de quels prospects ils doivent s'occuper et à différencier leur importance. Nous recommandons aux commerciaux de segmenter les prospects entre ceux non-qualifiés et ceux susceptibles d'être convertis.
Comment savoir quels prospects sont non-qualifiés et quels sont ceux avec qui vous êtes susceptible de signer un contrat réellement ?
Pour les catégoriser, vous devez d'abord comprendre à quoi correspond chaque catégorie.
- Un prospect non-qualifié correspond à un prospect que vous n'avez pas encore contacté.
- Un prospect qui manifeste un intérêt pour votre entreprise n'est pas encore un prospect dit qualifié. Il se trouve au début du processus de vente.
- Enfin, lorsque vous avez identifié un prospect potentiellement intéressé par votre service, et qui correspond à votre solution, vous pouvez le définir comme un prospect qualifié et donc le transféré dans votre pipeline en tant que lead.
Comment créer un fichier de prospection téléphonique pour les équipes de ventes composées uniquement de commerciaux?
Constituer un fichier de prospection téléphonique pour des commerciaux qui gèrent à la fois la recherche de contacts, les appels et tout le processus de vente dans sa totalité, signifie que les prospects sont sélectionnés un par un.
Bien souvent, ces prospects sélectionnés par les commerciaux, ont déjà manifesté un intérêt pour votre entreprise. Ou alors ils pourraient très probablement être intéressés.
Dans ces équipes, vous devez vous assurer que la première étape de votre pipeline de ventes est celle «à qualifier». Lorsque les prospects sont créés, ils arrivent immédiatement dans cette étape.
Bien sûr, si vous gérez un nombre très important de prospects vous pouvez utiliser un fichier de prospection mais ce n'est pas une obligation. Vous pouvez également placer des prospects froids à fort potentiel dans l'étape «à qualifier». Puis avoir des prospects froids plus génériques, dans un fichier de prospection dédié.
Outil LinkedIn Lead Clipper
La création de fichier de prospection pourrait se faire sur LinkedIn à l'aide de notre outil «Lead Clipper» pour capturer vos prospects directement. Le processus est rapide et simple. Il vous suffit de vous rendre sur la page LinkedIn de votre prospect, cliquez sur le Lead Clipper, et toutes les informations du prospect seront transférées à noCRM, créant immédiatement un lead.
Outil de numérisation de cartes de visite
Une autre façon de sélectionner manuellement des prospects consiste à collecter des cartes de visite lors de réunions ou d'événements. Cela vous permet de collecter des informations de contact à leur sujet.
Une fois de plus, le temps étant précieux pour tous les commerciaux, il vous suffit de scanner la carte de visite dans l'application mobile de noCRM.io et toutes les informations seront rassemblées dans votre fichier en quelques secondes sans taper un mot, créant ainsi un nouveau prospect.
Cela vous permettra, à vous et à votre équipe commerciale, de collecter immédiatement les données dans votre fichier. Au lieu d'empiler des cartes de visites à renseigner plus tard. Vous pouvez ainsi planifier directement la date à laquelle vous souhaitez contacter le prospect.
Outil de formulaire de contact depuis votre site Web
Vous pouvez également collecter des prospects via des formulaires sur votre site Web en utilisant l'outil de formulaire de contact.
Transférez les informations soumises sur votre site Web à l'adresse email personnelle qui se trouve dans "Formulaire de contact" via le menu "Admin" de votre compte noCRM. Cela créera automatiquement un prospect dans votre pipeline.
Offrez à votre équipe commerciale le meilleur outil pour gérer leurs prospects et opportunités
Démarrezvotre test gratuit
Les avantages d'un fichier de prospection
Créer un fichier de prospection téléphonique est la première étape pour créer un excellent pipeline de prospects. Mais cela présente également de nombreux avantages pour votre équipe commerciale.
Quels avantages noCRM offre-t-il lors de la création d'un fichier de prospection?
- L'un des principaux avantages de la création d'un fichier de prospection dans noCRM, est que vous pouvez séparer les prospects froids des prospects qualifiés. De cette façon, vous évitez que votre pipeline soit encombré. Cette segmentation claire empêchera votre équipe d'être désemparer et les aidera à qualifier plus rapidement les prospects pour conclure plus de vente.
- Catégoriser les prospects et leads dans noCRM est très simple. Vous pouvez les séparer en différents fichiers, ajouter des couleurs pour les identifier rapidement, des étiquettes pour savoir à quelle catégorie ils appartiennent.
- Ces fichiers peuvent ensuite être partagés entre les commerciaux, et les prospects et leads peuvent être affectés à différents membres de l'équipe. Donc non seulement cela augmente l'efficacité mais également la collaboration entre les membres de votre équipe.
- Grâce à noCRM, tous les membres de votre équipe sauront immédiatement à leur arrivée au bureau, quel prospect leur est assigné et les leads à traiter.
- Une fois le prospect correctement qualifié, un seul clic est nécessaire pour transformer le prospect froid en lead chaud et l'attribuer à un responsable de compte. Vous pouvez alors facilement suivre la progression des prospects créés, contactés et convertis pour être au top de vos ventes.
Améliorez l'efficacité de votre équipe avec le bon outil
L'avantage d'avoir un outil de fichiers de prospection comme noCRM, n'est pas seulement lié à la facilité d'organiser votre prospection téléphonique mais aussi à l'efficacité de l'outil en matière de démarchage téléphonique.
Mode plein écran
Tout d'abord, l'interface est très rapide. Lorsque vous activez le mode plein écran, noCRM vous permet de passer d'un prospect à l'autre à grande vitesse. Il affiche également les informations de manière très simple. Cela qui augmente la productivité et rend facile la modification des informations des prospects, et l'enregistrement de vos actions (comme un appel passé, un email, la programmation d'un rendez-vous).
Outil d'intégration VoIP
Mais ce n'est pas le seul outil qui améliore la productivité et l'efficacité. Appelez vos prospects et vos leads est facilité avec l'intégration VoIP.
Vous pouvez immédiatement appeler les prospects via la plateforme et enregistrer l'appel afin de conserver toutes les informations dans le fichier du contact.
Outil QR code pour les appels mobiles
Une autre fonctionnalité permettant de gagner du temps est le QR code pour les appels mobiles. Cela peut devenir assez fatigant d'avoir à taper chaque numéro de téléphone. C'est là que le code QR dans noCRM peut être utile. Tout ce que vous avez à faire est de scanner le QR code avec votre téléphone, et votre appel est prêt à être effectué.
Intégration et modèles d'emails
Si vous souhaitez joindre vos clients potentiels par email, cela peut également être fait via noCRM. Pour gagner du temps et assurer la cohérence des messages, vous avez la possibilité de créer des modèles d'emails. Ce, pour assurer le suivi auprès des prospects par exemple.
De plus, comme nous le verrons ci-dessous, vous pouvez créer un script d'appel que vous pouvez utiliser sur chaque prospect. Celui-ci vous permet de préparer votre argumentaire téléphonique. Lors de vos interactions avec vos prospects, vous pouvez ajouter des commentaires, enregistrer des actions, mentionner d'autres membres de l'équipe pour les notifier afin que votre équipe commerciale soit toujours parfaitement au courant du statut de vos prospects (et leads) et de leur progression.
Qualifier correctement un prospect lors de sa prospection téléphonique
Très souvent, les entreprises pensent qu'elles ont un problème de conclusion des ventes, alors qu'en fait elles ont un problème de qualification. Si vous ne qualifiez pas correctement vos prospects, vous perdrez du temps à les gérer inutilement.
Quels sont les éléments nécessaires pour qualifier un prospect ?
Concentrons-nous sur la qualification d’un prospect froid lorsque vous démarchez des clients. Vous devez garder à l'esprit qu'un prospect froid est celui qui ne montre aucun intérêt pour votre entreprise. Il ne vous connaît pas, ni vous, ni votre entreprise. Il faut donc identifier ses besoins et lui proposer des solutions quand cela est possible.
Quelles bonnes questions poser pour qualifier un prospect ?
Pour se faire, les questions lors de votre prospection téléphonique doivent d'abord être axées sur l'identification de la personne à qui vous parlez. Si cette personne est est décisionnaire. Sinon, vous ne devriez pas perdre de temps sur ce contact. Si vous ne parlez pas à la bonne personne, vous perdez probablement du temps avec un prospect qui ne se qualifiera jamais.
Ensuite, vous devez poser des questions afin de comprendre s'il a un besoin qui peut correspondre à ce que vous proposez. Si votre produit ne peut pas répondre à son besoin, vous devez à nouveau mettre fin à l'appel.
Les derniers éléments que vous devez obtenir lors de l'appel est le budget disponible, et le planning. Le budget est-il suffisant pour votre produit et/ ou service, et le planning correspond-il à la disponibilité de votre entreprise?
Tout cela fait partie des questions BANT : Budget, Autorité, Besoin et Planning. Si les réponses à ces questions sont positives, vous pouvez alors planifier un rendez-vous pour discuter davantage d'une collaboration ou d'un éventuel contrat et de la manière dont vous pouvez répondre à son besoin.
Le Générateur de script d'appel
Assurer la cohérence entre tous les appels de votre équipe pour collecter les bonnes informations peut sembler une tâche difficile. Certains membres de l'équipe peuvent oublier des questions ou ne pas poser les bonnes. Les conséquences en sont que le prospect froid ne sera pas correctement qualifié. Vous passerez donc du temps à gérer ce que vous pensez être un prospect et qui ne générera pas de revenus.
En bref, organiser les appels de votre prospection téléphonique de manière à ce que les réponses des prospects soient claires pour vous et toute votre équipe peut sembler difficile.
C'est pourquoi noCRM a crée le Générateur de script d'appel. Cet outil va vous permettre de créer un script de prospection téléphonique. Il empêchera votre équipe de faire les erreurs mentionnées ci-dessus, lors de leurs appels. Ce script peut fonctionner à la fois pour les prospects et pour les leads.
Le générateur de scripts d'appel vous permet de créer des scripts de vente personnalisés.
Quels sont les avantages du script de vente noCRM ?
Une fois votre script créé, il est téléchargé dans noCRM en un seul clic.
Lorsqu'un commercial passe un appel, le script de vente apparaît dans le fichier du prospect dans noCRM, avec toutes les questions essentielles qu'il doit poser pour obtenir les informations essentielles à la vente. Ils peuvent également saisir immédiatement les réponses dans ce script, qui seront alors disponibles pour tous les commerciaux.
Non seulement cela permettra à votre équipe d'être plus organisée lors des appels, mais elle pourra également se concentrer sur l'essentiel : écouter le prospect. Ainsi, plus besoin de réfléchir à la question suivante, ni aucun risque d'oublier une question ou de poser les mauvaises. Tout sera disponible devant les yeux de vos commerciaux.
Globalement, organiser vos appels avec un script de vente, aidera vos commerciaux à être cohérents, à poser les bonnes questions et à obtenir les informations requises. Et ainsi savoir si un prospect peut devenir un prospect qualifié ou s'il doit être annulé.
Qualifiez davantage de prospects avec noCRM.io
Démarrezvotre test gratuit
Visualisation des activités et statistiques de ventes
Avec un outil tel que noCRM, mesurer les paramètres clés pour avoir un aperçu complet de la qualité de vos fichiers de prospects et de l'activité de votre équipe commerciale est très simple. Le suivi et la gestion des prospects sont simplifiés grâce à un tableau de bord des statistiques. Ainsi, vous et votre équipe commerciale ne perdez pas de temps à analyser et à définir les actions nécessaires.
Pourquoi est-il important d'avoir une vision claire des statistiques de ventes de votre entreprise ?
Cela vous permet de définir des quotas et des indicateurs de performance clés pour votre équipe et de mesurer les paramètres les plus importants pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Définir les bons KPI vous permettra de comprendre si les objectifs fixés sont trop élevés ou trop bas. Ainsi vous pourrez identifier la source du problème s'il y en a un. Cela vous aidera à affiner la stratégie de prospection de votre équipe commerciale.
Mesurer la qualité de votre fichier de prospection téléphonique
Les statistiques de noCRM vous permettent également d'accéder à une analyse de vos fichiers de prospection. Vous pouvez rapidement comprendre, avec des graphiques, combien de prospects ont été annulés, combien de prospects sont devenus des leads, le nombre de prospects restant à qualifier et le chiffre d'affaires global généré.
Ce sont des informations importantes pour évaluer la qualité de votre fichier. Si vous avez plus de prospects annulés que de prospects à qualifier ou de leads, il se peut que les contacts de votre fichier ne soient pas bien définis. C'est-à-dire que vous ciblez les mauvais prospects.
Une autre statistique importante est le chiffre d'affaires généré - répond-il à vos objectifs? Ou votre équipe se concentre-t-elle sur les prospects qui ne génèrent pas le bon montant de revenus ?
L'analyse des performances de vos fichiers vous aidera à discerner la source du problème. Vous pourrez ainsi mettre en œuvre les changements nécessaires pour modifier ce qui ne fonctionne pas.
Mesure de l'activité et des performances de l'équipe commerciale
Afin de suivre l'activité de votre équipe commerciale, vous avez accès à toutes les statistiques des actions de votre équipe dans noCRM.
Vous pouvez voir l'activité globale de l'équipe ainsi que pour chaque membre individuel de l'équipe. Cela vous aidera à déterminer d'abord quels sont vos objectifs et quelles actions vous souhaitez poursuivre. Ensuite, vous pouvez également suivre et analyser les KPI pertinents pour voir si vous atteignez vos objectifs. Cela peut vous aider à changer ce qui ne fonctionne pas. Mais aussi à savoir quand vous devez récompenser les membres de votre équipe pour leur travail.
Les performances de votre équipe et les résultats de votre entreprise peuvent également être suivis et analysés à l'aide de graphiques et de tableaux simples dans noCRM. La catégorie «performance de l'équipe» vous donnera une vision claire du nombre de leads gagnés et du chiffre d'affaire généré. Ce sont des statistiques importantes pour comprendre si les commerciaux sont en mesure de qualifier efficacement un prospect, mais surtout de conclure la vente.
Passez moins de temps à saisir des données,
et plus de temps à gagner des leads
votre test gratuit
Résumé : comment organiser vos activités de prospection téléphonique
La prospection et le démarchage téléphonique sont facilités avec noCRM, du début à la fin de votre processus de vente. C'est à dire jusqu'à la transformation de vos opportunités commerciales en signature de contrat client.
Voici les points clés à retenir :
(1) Si votre entreprise dispose d'une équipe commerciale composée de plusieurs membres qui s'occupent chacun de différentes étapes du processus de prospection, la première phase consiste à isoler les prospects non qualifiés des leads dans un fichier de prospection téléphonique à part.
Une fois vos fichiers clairement séparés, vous pouvez créer un script d'appel avec le Générateur de script d'appel. Et ainsi, guider vos commerciaux dans leurs appels et leur permettre de qualifier correctement un prospect.
Lors de la prospection, utilisez nos fonctionnalités dédiées à la prospection pour améliorer l'efficacité de vos commerciaux :
- Intégration VoIP
- QR code pour les appels mobiles
- Modèles d'e-mail
- Mode plein écran
Une fois votre prospect qualifié, vous pouvez le transformer en leads en un seul clic, et il apparaîtra dans votre pipeline. Enfin, vous pouvez accéder aux statistiques de votre équipe et suivre leurs performances de vente.
(2) Si votre entreprise au contraire, a une stratégie de vente avec les mêmes commerciaux qui sont en charge de la prospection, du début jusqu'à la fin, tout va s'effectuer directement dans votre pipeline. La première chose à faire est de créer une étape «à qualifier» dans celui-ci.
Ensuite, vous pouvez commencer à collecter des prospects à l'aide de nos différents outils :
Après cela, le processus est le même : gérer vos leads pour les gagner, et accéder aux statistiques pour vérifier les performances.
Dans l'ensemble, noCRM vous aide, ainsi que votre équipe commerciale, à devenir plus efficace dans le processus de prospection et de démarchage téléphonique. Il vous permet de qualifier plus de prospects et de gagner plus de deals.
Toutes ces activités peuvent être suivies sur la même plateforme. Vous pouvez ainsi accéder aux statistiques dont vous avez besoin pour guider et améliorer les performances de vos commerciaux.