Comment construire un bon fichier de prospection Excel ? (+ modèle gratuit)

Tout commercial qui se lance dans une phase de prospection doit organiser son travail et savoir trier les données qu’il accumule. La classification des informations lui permet de retrouver toutes les informations en un temps record et de gagner en efficacité.

La construction d’un fichier de prospection sur Excel permet de définir les objectifs que l’on se fixe, les informations dont on a besoin, et les actions commerciales nécessaires pour parvenir à ses objectifs. Enfin, un fichier de prospection aide à la priorisation des leads et des prospects.

Pour toutes ces raisons, l’outil est indispensable. Toutefois, sa construction et son suivi peuvent être chronophages. L’exercice peut devenir encore plus performant grâce à l’utilisation de logiciels et d’outils qui comblent les limites d’Excel.

Qu’est-ce qu’un fichier de prospection ?

Les informations du fichier de prospection

Un fichier de prospection est un dossier qui centralise toutes les informations et les coordonnées sur les prospects ciblés. Il peut être plus ou moins complet selon vos besoins.

L’ensemble des données peuvent être classées par catégorie ou par secteur d’activité. Parmi les éléments que doit contenir le fichier de prospection, on peut lister principalement :

• Le secteur d’activité
• L’entreprise
• Le nom et le prénom de l’interlocuteur
• Le poste occupé
• Le numéro de téléphone
• L’adresse mail
• Les informations clés sur leur activité
• Le lien vers le site web

Sous forme de tableau de prospection, c’est également un outil de suivi constant des clients actuels et potentiels. Ce suivi, assez chronophage, peut être optimisé par l’utilisation d’outils que nous allons vous détailler dans cet article.

L’utilisation du fichier de prospection

Le fichier de prospection permet également un suivi facilité de la prospection. Vous pouvez ainsi ajouter une colonne dédiée au suivi de la prospection, que chaque commercial pourra compléter après avoir échangé avec le prospect et en fonction des résultats obtenus.

Les entreprises qui entreprennent un démarchage par prospection téléphonique ou envoi de courriel utilisent souvent un crm pour collecter et trier les informations. Cela n’est toutefois pas toujours adapté, surtout lorsque l’activité de prospection grandit.

Pour les commerciaux qui utilisent un fichier de prospection Excel, il est indispensable de connaître les options avancées et les fonctionnalités proposées par le logiciel. Cela facilite et accélère la recherche et le tri des données.

Modèle gratuit de fichier de prospection sur Excel

Pour vous aider à démarrer, voici un modèle prêt à l'emploi en deux tableaux. Sélectionnez chaque tableau, copiez-le (Ctrl+C / Cmd+C) et collez-le directement dans Excel ou Google Sheets (Ctrl+V). N'hésitez pas à l'enrichir selon vos besoins, en ajoutant par exemple la probabilité de signature, la valeur de l'opportunité ou des informations clés sur l'activité de chaque prospect.

Tableau 1 - Informations de contact

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Tableau 2 - Suivi pipeline

Comment créer un fichier de prospection sur Excel ?

Définir ses objectifs

Avant de commencer à saisir les données dans votre tableau Excel, vous devez correctement définir les objectifs que vous fixez pour l’utilisation de ce document.

En ayant une vision générale de ce que vous attendez de votre fichier de prospection Excel, vous êtes sûr de ne rien oublier.

Parmi les questions que vous devez vous poser en voici quelques-unes : que souhaitez-vous obtenir à l’issue de votre prospection ? Où en êtes-vous actuellement ? Combien de temps vous donnez-vous pour atteindre vos différents objectifs ?

Définir les informations clés

Vous devez définir les éléments clés dont vous avez besoin sur vos prospects et vos clients. Généralement, les informations obtenues et stockées dans le fichier sont – à minima – les suivantes :

• Le nom et la taille de l’entreprise
• Le secteur d’activité
• Votre contact et ses coordonnées
• La source d’où provient le prospect (réseaux sociaux, bouche-à-oreille, etc.)

Restez libres et flexibles, et n’hésitez pas à ajouter des données sur vos clients ou prospects qui pourraient vous être utiles. Plusieurs templates se trouvent sur internet, mais vous devez toujours adapter ces supports à votre réalité du terrain.

Une colonne « commentaires » est toujours la bienvenue pour stocker toutes les informations obtenues lors d’appels ou de rencontres précédents. Nombreux sont les commerciaux qui peuvent travailler sur ce document, et chacun doit pouvoir suivre les travaux et les avancées des autres.

Définir les actions commerciales nécessaires

Le fichier de prospection n’est pas une simple liste d’informations sur les clients et les prospects. Ce fichier est également un document de suivi des actions commerciales réalisées et à réaliser.

Des colonnes doivent faire apparaître les actions : premier appel, email de relance, second appel, etc. Vous pourrez y inscrire la date à laquelle elles ont eu lieu, ou doivent avoir lieu.

En listant les actions commerciales, les commerciaux gardent à l’esprit toutes les étapes clés du démarchage et ont une vision sur leurs avancées. Ils partagent aussi à l’ensemble de leurs collègues l’état d’avancement de la prospection.

Prioriser vos leads et prospects

N’oubliez pas que ce fichier est votre outil de suivi des prospections. En le consultant, vous devez rapidement savoir quel est le statut du contact : prospect froid, prospects tièdes, ou lead intéressé. C’est spécifiquement cette information qui permettra à tout commercial de hiérarchiser les actions en fonction du potentiel, de l’urgence ou de l’importance du client ou prospect.

Pour prioriser, vous pouvez utiliser un système de notation, ou scoring, pour faire figurer la priorisation de traitement de certains prospects ou clients. Le potentiel de chacun est souvent quantifié par un pourcentage qui symbolise sa progression dans le tunnel de prospection.

Cette colonne, comme toutes les autres informations contenues dans le fichier, doit être mise à jour continuellement. Si cela n’est pas fait, vous risquez de doubler certaines actions commerciales, ou d’en manquer d’autres.

Boostez votre fichier de prospection et vos ventes

Les limites d’Excel

Le fichier de prospection Excel est un outil qui est adapté aux entreprises à taille limitée, mais ne convient généralement pas aux prospections à plus grande échelle et qui nécessitent un suivi très précis et quotidien. Par ailleurs, les pièces jointes ne peuvent pas être ajoutées au fichier Excel.

Une fois les premières étapes de prospection passées, le traditionnel fichier Excel ne permet pas de transférer le prospect vers un outil plus adapté qui permet des rappels, des étapes de vente, etc. Il est donc plus complexe pour les commerciaux de garder la trace de toutes les actions effectuées et à faire.

Par ailleurs, Excel ne fournit que les données brutes, sans analyse commerciale, et sans statistique. Certains outils exploitent les informations contenues dans le tableau pour en sortir une lecture approfondie de l’état d’avancée et des prochaines étapes.

Remplacer Excel par un CRM

Ce dont vous avez besoin est une feuille de calcul intégrée en ligne, qui est semblable à Excel, mais plus complète – ce qui vous évite de travailler sur deux outils différents.

Les CRM (Customer Relationship Management) proposent ceci, mais on constate que la plupart des CRM ne conviennent pas aux commerciaux qui n’ont pas l’usage de toutes les fonctionnalités. Perdues face à la complexité des CRM, les petites entreprises préfèrent encore rester sur un modèle de CRM sous Excel, mais brident ainsi leur potentiel.

Les avantages de noCRM

Face aux lacunes d’Excel et aux complexités des CRM, de nombreuses entreprises – notamment les start-up et les PME - se tournent vers les logiciels de gestion de leads (ou lead management software en anglais).

Le logiciel noCRM est simple et dispose de toutes les options avancées dont vous avez besoin pour votre prospection. Avec cet outil vous pouvez travailler directement sur votre feuille de calcul et transformer les suspects en prospects et suivre toutes les actions à mettre en œuvre.

C’est un tableau de bord très intuitif qui assure la garantie d’un suivi efficace et personnalisé. En reprenant la simplicité d’Excel, l’outil noCRM y ajoute une fonction analytique de vos données. Il fera évoluer votre stratégie, confirmera vos choix ou optimisera vos actions futures.

Parmi les fonctionnalités du logiciel, on peut lister :

• La création d’opportunités en quelques secondes
• La planification des prochaines actions avec des rappels
• L’automatisation de certaines tâches
• Les appels en un clic ou les connexions à des outils VoIP
• La création et envoi de devis et factures

Sachez également que les logiciels de gestion des leads comme noCRM fonctionnent en mode SaaS (logiciel en tant que service). Ces mêmes logiciels ont également leur application mobile. Où que vous soyez, vous pouvez suivre en un instant les progrès, et programmer les prochaines étapes.

N’hésitez pas à demander un essai gratuit du logiciel, afin de savoir quelle option est la plus adaptée à vos besoins parmi les trois tarifs proposés. Faites-vous votre propre idée. Constatez par vous-même, et gagnez ce temps précieux dont vous avez besoin.

Conclusion

L’utilisation d’un fichier de prospection permet à chaque commercial de piloter ses activités en priorisant plus facilement les prospects à fort potentiel. En rassemblant et en triant les données clés sur les prospects et les clients, tout commercial suit sa progression en consignant tous les échanges et actions déjà entrepris.

Le classique fichier de prospection Excel permet d’effectuer un tel suivi, mais l’utilisation d’outils supplémentaires optimise la prospection, la rendant plus fluide et plus efficace.

Si les CRM comblent certaines lacunes d’Excel, ils sont parfois trop complexes. Le logiciel de suivi noCRM met à votre disposition toutes les options avancées dont vous avez besoin, tout en restant simple et accessible. Essayez-le gratuitement.

FAQ

Q: Qu’est-ce qu’un fichier de prospection Excel ?
A: Un fichier de prospection Excel recense et centralise toutes les informations dont une entreprise a besoin au sujet de ces prospects.

Q: Comment construire un fichier de prospection ?
A: Pour construire un fichier de prospection Excel, il faut définir ses objectifs, les informations clés dont on a besoin, les actions commerciales à mettre en place et les méthodes de priorisation des prospects.

Q: Quelles sont les limites des tableaux de prospection Excel ?
A: Les tableaux de prospection Excel ne conviennent pas aux prospections à grande échelle, ne permettent pas d’inclure tous les documents et pièces jointes au sein d’un même fichier et ne facilitent pas un suivi simplifié sur un unique document.

Q: Quelles sont les colonnes indispensables dans un fichier de prospection Excel ?
A: Pour construire un fichier efficace, certaines colonnes sont incontournables : le nom de l’entreprise, le nom et prénom du contact, la fonction, l’email et le téléphone, le secteur d’activité, la source de prospection, le statut du prospect, la dernière action réalisée, et la date prévue pour le prochain suivi. Ces informations permettent un suivi clair et structuré de la prospection.