Automatisez vos processus et actions dans votre compte noCRM

Cet article vous aide à comprendre comment configurer, structurer et lancer les Automatisations dans noCRM.

Le module d’Automatisations vous permet de définir des règles dans votre compte noCRM qui réagissent à des événements spécifiques et déclenchent des actions comme : envoyer une notification ou taguer une opportunité .Il est conçu pour vous faire gagner du temps, réduire le travail manuel et éviter les erreurs.

Que vous souhaitiez avertir un utilisateur lorsqu’une opportunité est créée, attribuer des opportunités automatiquement ou lancer des séquences d’e-mails selon les étapes du pipeline, les Automatisations vous permettent de tout faire sans utiliser d’outils externes comme Zapier.

Cette fonctionnalité est disponible uniquement dans l'édition Dream.

Comment créer une automatisation ?

1. Allez dans votre Panneau d’administration > API et Automatisations > Automatisations
   
2. Cliquez sur Nouvelle automatisation et donnez-lui un nom (exemple "Avertir lorsqu’une opportunité est supprimée")
   
3. Définissez
   
   • L’Événement qui déclenche l’automatisation
     
   • Les Conditions (optionnel)
     
   • La ou les Actions à exécuter

Une fois enregistrée et activée, noCRM s’occupe du reste à chaque fois que l’événement se produit.

Événements pris en charge

• lead.creation : Une opportunité est créée
  
• lead.deleted : Une opportunité est supprimée
  
• lead.any_update : Une information de l’opportunité est mise à jour
  
• lead.email.received : Une opportunité reçoit un e-mail
  
• lead.status.changed.to : Le statut de l’opportunité change
  
• lead.step.changed.to : L’étape du pipeline change
  
• lead.assigned : Un utilisateur est assigné à une opportunité
  
• lead.unassigned : Une opportunité est désassignée
  
• lead.content_has_changed : Les informations principales de l’opportunité ont été modifiées
  
• lead.commented : Quelqu’un laisse un commentaire sur l’opportunité

Conditions prises en charge (optionnel)

Pour restreindre le déclenchement d’une automatisation, vous pouvez ajouter des conditions comme :

• Au tag (ex : B2B, Prioritaire)
  
• A le statut (ex : En attente, Gagné)
  
• Est le propriétaire (assigné à un utilisateur spécifique)
  
• Dans le pipeline (ex : Ventes, Intégration, Support)

Si l’opportunité ne correspond pas à la condition, l’automatisation ne s’exécutera pas.

Actions prises en charge

Vous pouvez déclencher une ou plusieurs actions lorsque l’événement et les conditions sont réunis :

• ✅ Avertir un utilisateur (par e-mail, navigateur ou mobile)
  
• ✅ Assigner l’opportunité à un utilisateur spécifique
  
• ✅ Assigner l’opportunité aléatoirement à un groupe d’utilisateurs (rotation équitable)
  
• ✅ Ajouter des tags d'opportunité
  
• ✅ Envoyer un e-mail (à partir d’un modèle prédéfini – seulement si l’e-mail personnel est connecté)
  
• Etc.

Vous pouvez définir si l’action se produit immédiatement ou après un délai et combiner plusieurs actions dans une seule règle.

Puis-je créer des flux de travail à plusieurs étapes ?

Oui, vous pouvez enchaîner plusieurs actions dans une même automatisation.

Exemple : Lorsqu’une opportunité entre dans l’étape “Clôture” :

• Ajouter le tag “Prioritaire”
  
• Avertir le responsable des ventes
  
• Envoyer un e-mail prédéfini

Les automatisations remplacent-elles Zapier ou Make ?

Dans de nombreux cas oui, mais pour l’instant, il s’agit uniquement d’automatisations internes noCRM <> noCRM.

Les Automatisations couvrent les cas de ventes les plus courants dans noCRM : distribution des opportunités, notifications aux commerciaux et lancement de séquences d’e-mails Pour les actions impliquant des applications externes comme Google Sheets, vous pourriez encore avoir besoin d’outils comme Zapier ou Make

Qui exécute l’automatisation ?

Toutes les actions automatiques sont exécutées par un utilisateur système spécial appelé The Butler, garantissant la cohérence de vos rapports et de votre historique d’activité. Vous pouvez le personnaliser depuis le Panneau d’administration > API et Automatisations > The Butler.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Seuls les administrateurs des éditions Dream ou Call Master peuvent créer, gérer ou modifier des règles d’automatisation Une fois activées, les automatisations fonctionnent en arrière-plan sans intervention manuelle.

Exemples d’utilisation des Automatisations

Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire avec les Automatisations dans noCRM.

📬 Avertir lorsqu’une opportunité est créée ou supprimée

Utilisez cette automatisation pour rester informé des activités importantes.

• Événement : Opportunité créée ou supprimée
  
• Action : Avertir un utilisateur spécifique
  

👤 Assigner automatiquement une opportunité à un utilisateur ou la distribuer aléatoirement

Vous pouvez assigner une opportunité à un utilisateur spécifique ou la distribuer automatiquement entre plusieurs membres de l’équipe de manière aléatoire.

• Événement : Opportunité créée
  
• Action : Assigner à un utilisateur ou via rotation entre utilisateurs sélectionnés
  

📈 Distribuer équitablement les nouvelles opportunités entre les utilisateurs

Exemple : vous souhaitez répartir les nouvelles opportunités équitablement entre vos commerciaux pour équilibrer la charge de travail.

• Événement : Opportunité créée
  
• Action : Assigner équitablement à Anna, Marc ou Julien
  

💬 Lorsqu’une opportunité entre dans l’étape “Devis”, envoyer un e-mail et la taguer

Exemple : une opportunité atteint l’étape “Devis” dans le pipeline. Vous souhaitez lui envoyer un e-mail de suivi et la taguer pour le suivi.

• Événement : Étape changée vers “Devis”
  
• Conditions : Dans le pipeline “Ventes”
  
• Actions :
  
  • Envoyer un e-mail (à partir d’un modèle)
    
  • Ajouter le tag : Devis envoyé
    

🏷️ Ajouter le tag “Opportunité d’upsell” lorsque le statut de l’opportunité passe à Gagné

• Événement : Statut changé vers “Gagné”
  
• Action : Ajouter le tag : Opportunité d’upsell
  

Ce ne sont que quelques idées pour commencer. Vous pouvez combiner conditions et actions pour créer des Automatisations adaptés exactement à votre processus de vente.