Workflows und Aktionen in deinem noCRM-Konto automatisieren

Dieser Artikel hilft dir zu verstehen, wie du Automatisierungen in noCRM einrichtest, strukturierst und aktivierst.

Das Modul „Automatisierungen“ ermöglicht dir, Regeln in deinem noCRM-Konto zu erstellen, die auf bestimmte Ereignisse reagieren und Aktionen auslösen – etwa eine Benachrichtigung senden oder einen Lead taggen. Ziel ist es, Zeit zu sparen, manuelle Arbeit zu reduzieren und Fehler zu vermeiden.

Ob du einen Benutzer informieren willst, wenn ein Lead erstellt wird, Leads automatisch zuweisen oder E-Mail-Sequenzen basierend auf Pipeline-Schritten starten möchtest – mit Automatisierungen klappt das alles, ohne Drittanbieter-Tools wie Zapier.

Diese Funktion ist nur in den Editionen Dream Team & Call Master verfügbar.

Wie erstellt man eine Automatisierung?

1. Gehe zu Admin-Bereich > API & Automatisierungen > Automatisierungen
2. Klicke auf Neue Automatisierung und gib ihr einen Namen (z. B. "Benachrichtigen, wenn ein Lead gelöscht wird")
3. Lege fest:
   • Das Ereignis, das die Automatisierung auslöst
   • (Optional) Die Bedingungen
   • Die Aktion(en), die ausgeführt werden sollen

Sobald sie gespeichert und aktiviert ist, übernimmt noCRM alles automatisch, sobald das Ereignis eintritt.

Unterstützte Ereignisse

• lead.creation: Ein Lead wird erstellt
• lead.deleted: Ein Lead wird gelöscht
• lead.any_update: Ein beliebiges Feld oder Detail eines Leads wird aktualisiert
• lead.email.received: Ein Lead erhält eine E-Mail
• lead.status.changed.to: Der Status des Leads ändert sich
• lead.step.changed.to: Der Pipeline-Schritt wird geändert
• lead.assigned: Ein Benutzer wird einem Lead zugewiesen
• lead.unassigned: Ein Lead wird von einem Benutzer entkoppelt
• lead.content_has_changed: Die Kerninformationen eines Leads wurden bearbeitet
• lead.commented: Jemand hinterlässt einen Kommentar am Lead

Unterstützte Bedingungen (optional)

Um einzugrenzen, wann eine Automatisierung ausgeführt werden soll, kannst du Bedingungen hinzufügen wie:

• Hat das Tag (z. B. B2B, Priority)
• Hat den Status (z. B. Standby, Won)
• Ist der Inhaber (einem bestimmten Benutzer zugewiesen)
• In der Pipeline (z. B. Sales, Onboarding, Support)

Erfüllt der Lead die Bedingung nicht, wird die Automatisierung nicht ausgeführt.

Unterstützte Aktionen

Du kannst eine oder mehrere Aktionen auslösen, sobald Ereignis und Bedingungen erfüllt sind:

• ✅ Benutzer benachrichtigen (per E-Mail, Browser oder Mobilgerät)
• ✅ Lead einem bestimmten Benutzer zuweisen
• ✅ Leads zufällig in einer Nutzergruppe verteilen (Round-Robin)
• ✅ Tags zum Lead hinzufügen
• ✅ E-Mail senden (mit Vorlage – nur bei verbundenem persönlichen E-Mail-Konto)
• usw.

Du kannst festlegen, ob die Aktion sofort oder mit Verzögerung ausgeführt wird, und mehrere Aktionen in einer Regel kombinieren.

Kann ich mehrstufige Workflows erstellen?

Ja! Du kannst mehrere Aktionen in einer einzigen Automatisierung verketten.

Beispiel: Wenn ein Lead in den Schritt „Closing“ wechselt:

• Tag „Priority“ hinzufügen
• Vertriebsleiter benachrichtigen
• Vordefinierte E-Mail senden

Ersetzen Automatisierungen Zapier oder Make?

In vielen Fällen ja, jedoch aktuell nur für Automatisierungen innerhalb von noCRM.

Automatisierungen decken die häufigsten Vertriebsanwendungen in noCRM ab – etwa die Verteilung von Leads, Benachrichtigung von Mitarbeitenden und das Starten von E-Mail-Sequenzen. Für Aktionen mit externen Apps wie Google Sheets brauchst du gegebenenfalls weiterhin Tools wie Zapier oder Make.

Wer führt die Automatisierung aus?

Alle automatisierten Aktionen werden von einem speziellen Systembenutzer namens The Butler ausgeführt. So bleiben deine Berichte und die Aktivitätenhistorie sauber und korrekt. Du kannst ihn anpassen unter Admin-Bereich > API & Automatisierungen > The Butler

Wer kann diese Funktion nutzen?

Nur Admins der Editionen Dream Team oder Call Master können Automatisierungsregeln erstellen, verwalten oder bearbeiten. Sobald sie aktiv sind, laufen Automatisierungen automatisch im Hintergrund, ohne manuelles Zutun.

Anwendungsfälle für Automatisierungen

Hier einige Beispiele dafür, was du mit Automatisierungen in noCRM umsetzen kannst:

📬 Benachrichtigen, wenn ein Lead erstellt oder gelöscht wird

Nutze diese Automatisierung, um über wichtige Aktivitäten informiert zu bleiben.

• Ereignis: Lead wird erstellt / gelöscht
• Aktion: Bestimmten Benutzer benachrichtigen

👤 Lead automatisch einem Benutzer zuweisen oder zufällig verteilen

Du kannst einen Lead einem bestimmten Benutzer zuweisen oder automatisch zufällig auf mehrere Teammitglieder verteilen.

• Ereignis: Lead wird erstellt
• Aktion: Zuweisung an einen Benutzer oder Round-Robin unter ausgewählten Benutzern

📈 Neue Leads gleichmäßig auf Benutzer verteilen

Beispiel: Du möchtest neue Leads gleichmäßig auf deine SDRs verteilen, um die Arbeitslast zu balancieren.

• Ereignis: Lead wird erstellt
• Aktion: Gleichmäßige Zuweisung an Anna, Math oder Joe

💬 Wenn ein Lead den Schritt „Quote“ erreicht, E-Mail senden und taggen

Beispiel: Ein Lead erreicht den Pipeline-Schritt „Quote“. Du möchtest eine Follow-up-E-Mail senden und ihn zum Tracking taggen.

• Ereignis: Schritt geändert zu „Quote“
• Bedingungen: In der Pipeline „Sales“
• Aktionen:
  • E-Mail senden (mit Vorlage)
  • Tag hinzufügen: Quote Sent

🏷️ Tag „Upsell Opportunity“ hinzufügen, wenn Lead-Status auf Gewonnen wechselt

• Ereignis: Status geändert zu „Won“
• Aktion: Tag hinzufügen: Upsell Opportunity

Dies sind nur ein paar Ideen für den Einstieg. Du kannst Bedingungen und Aktionen kombinieren, um Automatisierungen zu erstellen, die exakt zu deinem Verkaufsprozess passen.