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Réglez la confidentialité et les droits d'accès

Cet article répond aux questions suivantes :

  • Comment limiter l'accès aux opportunités des autres ?
  • Comment empêcher un utilisateur de voir les opportunités des autres ?
  • Comment limiter l'accès aux dossiers clients ?
  • Comment faire pour ne voir que les opportunités qui nous concernent ?

Lorsque vous mettez en place votre processus de vente, vous devez définir les rôles des membres de votre équipe ainsi que les paramètres de confidentialité. D'une part pour protéger vos données et votre travail, et d'une autre pour obtenir une meilleure gestion de vos équipes de vente.

noCRM permet de paramétrer assez finement les droits d’accès des différents utilisateurs en particulier dans l’édition Dream Team qui inclut de nombreux réglages spécifiques aux équipes. Les réglages de confidentialité se font à partir du Panneau d'administration > Rôles et confidentialité.

Vous pouvez changer à tout moment vos réglages et l’application se met à jour immédiatement en conséquence. Vous pouvez donc commencer avec un mode de partage de l’information assez ouvert et passer ensuite à quelque chose de plus restrictif si le besoin s’en fait sentir.

Évitez de nommer tous les utilisateurs administrateurs si vous souhaitez protéger votre compte, car les administrateurs ont tous les droits sur le compte ! Si vous avez besoin que tous les utilisateurs puissent tout voir, choisissez Tout est partagé au lieu de Seuls les administrateurs peuvent tout voir comme modalité de confidentialité principale. Ci-dessous une vidéo (sans son) qui explique comment procéder.


Éditions Starter et Sales Essentials

Dans les Éditions Starter et Sales Essentials vous pouvez choisir entre deux niveaux de confidentialité :

  • Tout est partagé
  • Seuls les admins peuvent voir les éléments des autres utilisateurs

Accès à et édition des éléments d’un utilisateur.

Quand tout est partagé chaque utilisateur peut accéder à toutes les opportunités, à tous les fichiers de prospection, tous les suivis clients … de tous les utilisateurs.

Attention : pouvoir accéder à une opportunité ne vous permet pas pour autant de l’éditer, alors que pouvoir accéder à un fichier de prospection le permet. Cette différence vient du fait que la plupart du temps plusieurs commerciaux doivent pouvoir travailler sur le même fichier de prospection. Les opportunités ne peuvent être éditer que par leur propriétaire ou un administrateur du compte (à l'exception des commentaires écrits par quelqu'un d'autre).

Propriétés spécifiques des fichiers de prospection.

Quels que soient vos réglages de confidentialité, lorsque vous publiez un fichier de prospection vous pouvez décider de la partager avec tous les autres utilisateurs de votre compte.

Assigner et réassigner des opportunités

Dans la même partie de l’administration vous pouvez choisir de limiter aux administrateurs la possibilité d’assigner des opportunités non encore assignées. Idem pour la re-assignation d’opportunité déjà assignées.


Édition Dream Team

Partage au niveau des équipes

L’Édition Dream Team permet un contrôle renforcé de la sécurité de votre compte grâce à la fonctionnalité des équipes. Les réglages présents dans l’édition Starter restent valables mais si vous avez créé des équipes vous pouvez dans l'Édition Dream Team définir des règles de partage au niveau des équipes.

Pour pouvoir spécifier des réglages au niveau de l’équipe il faut d’abord que le réglage général de confidentialité soit : « Seuls les Admins peuvent voir les éléments des autres utilisateurs ». A partir de là il est possible de décider si, au sein d’une équipe, vous permettez à tout le monde ou uniquement au managers de l’équipe, d’accéder aux éléments des autres utilisateurs.

Note : quand un utilisateur crée une opportunité, si il appartient à une équipe alors l’opportunité appartient aussi à cette équipe. Si l’utilisateur appartient à plusieurs équipes, il doit choisir à quel équipe appartiendra l’opportunité.

Propriétés spécifiques des fichiers de prospection.

De la même façon que dans l’édition Starter, il est possible à la création d’un fichier de prospection de le partager avec l’ensemble d’une équipe indépendamment des réglages de confidentialité.

Assigner des opportunités non-assignées à une équipe

L’édition Dream Team permet aux administrateurs d’assigner des opportunités non-assignées à des équipes. En réalité en faisant ça l’opportunité reste non assignée, mais le manager de l’équipe en question (ou l’ensemble des membres de l’équipe selon le réglage) peut à partir de là la voir et l’assigner.


Confidentialité des suivis clients et leur impact sur les opportunités

Les suivis clients fonctionnent exactement de la même façon que les opportunités et se basent sur la même préférence. Cela étant dit, dans un mode de confidentialité strict si Françoise gagne une opportunité et crée ensuite un suivi client qu’elle assigne à Jean alors et Françoise et Jean auront accès à l’opportunité et au suivi client.

Pipeline de vente noCRM

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