Boîtes aux lettres partagées
La fonctionnalité Boîtes aux lettres partagées permet à toute votre équipe de gérer les conversations via e-mail depuis vos prospects et opportunités depuis un espace centralisé. Une boîte mail partagée garantit une cohérence au sein de l'équipe, une communication avec les clients plus fluide et permet d'éviter les messages non lus.
Une boîte mail partagée est un espace de travail collaboratif où plusieurs membres de l'équipe peuvent consulter, répondre et gérer les messages clients. Au lieu de transférer des e-mails ou de jongler entre les outils, votre équipe travaille depuis une boîte aux lettres unifiée, connectée directement à votre compte noCRM, et voit qui travaille sur quoi en temps réel. Le temps de réponse est écourté, vous évitez les doublons et obtenez une vue complète de l'historique client et des conversations.
La fonctionnalité Boîtes mail partagées est uniquement disponible avec l'édition Call Master de noCRM.
Comment configurer une boîte mail partagée dans noCRM
Pour configurer votre boîte aux lettres partagée, vous devez être administrateur et associer l'adresse e-mail de votre équipe (exemple : ventes@votreentreprise.com) à votre compte noCRM depuis Panneau d'administration > Boîtes mail partagées. Une fois connectée :
- Cliquez sur Connecter une nouvelle boîte mail partagée.
- Sélectionnez votre fournisseur de messagerie et suivez les instructions étape par étape.
- Nommez cette boîte mail partagée. Celui-ci s'affichera uniquement dans votre compte noCRM, dans la section ✉️. Cela vous aidera, vous et votre équipe, à différencier les éventuelles différentes boîtes aux lettres partagées si vous souhaitez en connecter plusieurs.
- Saisissez un nom d'expéditeur : le nom qui sera affiché à vos destinataires lors de l'envoi d'e-mails depuis la boîte mail partagée.
- Choisissez d'activer ou non le tracking des e-mails.
- Assurez-vous que la boîte aux lettres partagée que vous venez de créer est activée.
- Accédez à la section Étapes de pipeline du Panneau d'administration et sélectionnez, pour chaque pipeline créé, la ou les boîtes mail partagées à lier. Ainsi, tous les utilisateurs ne verront pas toutes les boîtes mail et tous les e-mails partagés si ce n'est pas ce que vous souhaitez. De plus, vous pourrez envoyer et recevoir des e-mails uniquement dans les opportunités de ce pipeline lié.
⚠️ La fonctionnalité Boîtes mail partagées ne fonctionne pas avec les adresses e-mail de groupe**. Cette fonctionnalité est conçue pour les adresses e-mail génériques représentant une équipe ou un service plutôt qu'une personne spécifique, un compte e-mail accessible à plusieurs membres du personnel.
Comment utiliser la boîte mail partagée
Une fois votre boîte mail partagée synchronisée avec votre compte noCRM, vous pouvez commencer à consulter les messages et y répondre. Tous les messages entrants apparaîtront ici et seront joints aux prospects ou opportunités correspondants.
Pour répondre aux e-mails entrants, vous pouvez utiliser des modèles d'e-mail pour des réponses plus rapides.
Vous pouvez connecter plusieurs boîtes mail partagées et les gérer séparément dans noCRM.
⚠️ La boîte mail partagée ne remplace pas l'intégration de votre boîte mail personnelle ni un alias si vous souhaitez connecter plusieurs adresses e-mail que vous seul utiliserez. La boîte mail partagée complète les boîtes mail personnelles et se concentre sur les conversations gérées en équipe.
